Een digitale (risico)dialoog voeren: zo doe je dat

In verband met de coronacrisis werken velen voorlopig nog thuis en staan er geen grote bijeenkomsten op de agenda. Intussen willen overheden wel doorgaan met hun risicodialogen in het kader van het Deltaprogramma Ruimtelijke adaptatie. Maar dergelijke dialogen zijn maatwerk. Hoe faciliteer je die digitaal?

Er is veel aandacht voor de techniek die komt kijken bij een dialoog op afstand. Maar een goed gesprek is net zo belangrijk. Hoe creëer je vertrouwen binnen een groep die voor het eerst bijeenkomt? Hoe houd je de sessies kort en sprekers to the point? En hoe zorg je dat alle deelnemers aan bod komen, ook de geëmotioneerde, de boze én de stille?

Drie tips voor een goede digitale dialoog

1. Bereid je goed voor. Zorg ervoor dat de techniek werkt, help deelnemers eventueel vooraf met nieuwe techniek en benoem van tevoren de etiquetteregels.

2. Maak een draaiboek voor de sessie en benoem een sessieleider. Zorg voor een digitale facilitator, die de technische kant in goede banen leidt. Kies ook een aparte begeleider voor een eventuele chat- of pollfunctie of andere creatieve uiting.

3. Bedenk welk doel de sessie heeft. Gaat het om een dialoog? Beperk dan de groepsgrootte. Is het zenden van informatie het belangrijkste? Kies dan voor middelen zoals webinars en podcasts.

Resultaten uit de sessie

• De deelnemers benadrukten het belang van voor- en nazorg bij digitale bijeenkomsten. Denk bijvoorbeeld aan het voeren van voorgesprekken met deelnemers om de standpunten alvast te inventariseren. Bij fysieke bijeenkomsten ligt het accent meer op het overleg zelf.

• Houd aandacht voor een goede mix aan middelen. Denk daarbij niet alleen aan nieuwe techniek, maar ook aan gesprekmethodieken, het gebruik van beelden of inbreng vooraf. Als er behoefte is en het proces erom vraagt, ga dan ook na of en hoe je offline iets kunt organiseren, met naleving van de coronaregels. Denk bijvoorbeeld aan een gesprek voeren met bestuurders of raadsleden of een locatie bekijken.

• Tijdens deze bijeenkomst was het nog moeilijk de stap te maken naar het goede gesprek en de emotie in dialogen. De leercurve voor het voeren van digitale dialogen is steil, maar bij de deelnemers heerste ook het gevoel dat de diepgang van een goede fysieke bijeenkomst nog niet altijd wordt geëvenaard.

Oproep

Je leert het meeste door gewoon te doen. Zorg voor een goede voorbereiding en ga aan de slag met risicodialogen. Stel ze niet uit en zeg ze niet af. “Ik wil benadrukken dat de urgentie voor klimaatadaptatie onverminderd groot is; we moeten niet achteroverleunen”, zei Deltacommissaris Peter Glas eerder in een interview. “Het is noodzakelijk om met elkaar te bespreken welke adaptatiemaatregelen nodig zijn en wie ermee aan de slag gaat. Gelukkig kan er veel wél. Een aantal regio’s experimenteert met digitale risicodialogen. Ook voorbereidingen van risicodialogen kunnen - op aangepaste wijze - doorgaan.”