Vraag en antwoord index

Tijdens fase 1 heb je al een inventarisatie van mogelijke dialogen gemaakt en stakeholders in beeld gebracht. Op basis hiervan start je nu met het organiseren van de concrete dialogen. Bepaal wat voor soort bijeenkomsten en activiteiten passen bij je doelstellingen, stel een deelnemerslijst op en kies een locatie. Plan vervolgens de dialogen in, regel locaties en nodig de deelnemers uit. Ook is het handig om een draaiboek op te stellen.

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Welke informatie heb je nodig tijdens de dialogen? Denk aan kaartmateriaal dat je kunt gebruiken, informatie over de noodzaak van klimaatadaptatie of beleidskaders.
• Welke praktische voorbereiding is er nodig voor deze dialoog? Denk bijvoorbeeld aan een locatie vinden, een programma en draaiboek opstellen en uitnodigingen versturen.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

• Gaan de dialogen over het thema hitte? Gebruik dan de Handreiking Integraal Actieplan Hitte die onderdeel is van de Menukaart Hitte van RVO. In deze handreiking staan tips en tools om de dialoog voor te bereiden, met onder andere een voorbeeld van een draaiboek, uitnodigingen en tips voor locaties. Zie hiervoor onderdeel 3: Startbijeenkomst.
• In 2020 is er een  webinar georganiseerd over het voorbereiden van de risicodialoog. Bekijk dit webinar of het document met antwoorden die gesteld zijn in de chat.

Tijdens fase 1 heb je een eerste contact gelegd met stakeholders en met hen afgestemd wie welke rol op zich neemt in het proces. Bouw dit netwerk verder uit. Stem specifiek af welke rol de stakeholders hebben tijdens de geplande dialogen. Doen er stakeholders mee van organisaties die nog weinig betrokken zijn bij het thema klimaatadaptatie? Dan is het goed om met hen eerst een (telefonisch) gesprek te hebben over de bedoeling van de dialogen en hun rol daarin. Stem ook af welke voorbereiding en inzet je van stakeholders verwacht. Maak tot slot afspraken over wie het proces begeleidt tijdens de dialoog. Dat kun je als trekker zelf doen, maar je kunt het ook laten doen door een andere betrokkene of (externe) procesbegeleider. Het is in ieder geval belangrijk om een procesbegeleider aan te wijzen die procesmatige en strategische vaardigheden bezit.

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Wie is procesbegeleider tijdens de dialoog of dialogen?
• Welke stakeholders heb je nodig om het doel van je dialoog te bereiken? Bekijk hiervoor ook de actie ‘Fase 1: breng de stakeholders in beeld’.
• Welke rol spelen de stakeholders tijdens de dialoog?
• Welke stakeholders zijn nog weinig betrokken bij het thema klimaatadaptatie?
• Welke voorbereiding verwacht je van iedere stakeholder?
• Welke inzet vraag je van de stakeholders na de dialoog?
• Weten alle stakeholders wat hun rol is voor, tijdens en na de dialoog?
• Hoe houd je bij wat er wordt besproken en welke afspraken er tijdens de dialoog worden gemaakt?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

• Voor de procesbegeleiding kun je een (externe) proces-of gespreksbegeleider inschakelen.
• Gaan de dialogen over het thema hitte? Gebruik dan de Handreiking Integraal Actieplan Hitte die onderdeel is van de Menukaart Hitte van RVO. In deze handreiking staan tips en tools om de dialoog voor te bereiden, met onder andere tips over hoe je bestuurders betrekt. Zie hiervoor onderdeel 3: Startbijeenkomst. Ter ondersteuning kun je hierbij hitteadviseurs Ook vind je hier bij onderdeel 8 handige hulpmiddelen, zoals documenten die helpen bij de verslaglegging van verschillende bijeenkomsten.
• In 2020 is er een webinar georganiseerd over het voorbereiden van de risicodialoog. Bekijk dit webinar of het document met antwoorden die gesteld zijn in de chat.

Je weet met welk doel je de dialogen voert en wie er uitgenodigd zijn of moeten worden. Met deze actie bepaal je hoe je de doelen van elke dialoog gaat halen. Wat is per dialoog het gewenste concrete resultaat? Bedenk welke werkvormen, informatie en tools je kunnen ondersteunen om deze resultaten te bereiken.

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Wat is het gewenste resultaat van iedere specifieke dialoog? Voorbeelden van gewenste resultaten:
  • Vorm samen een beeld van wat de term ‘risico’ inhoudt, wat de risico’s zijn in het gebied of welke risico’s (on)acceptabel zijn.
  • Vorm samen een beeld van welke kansen in het gebied benut kunnen worden.
  • Stel samen concrete doelen op voor klimaatadaptatie.
  • Vorm samen een beeld van welke onacceptabele risico’s als eerste moeten worden aangepakt.
  • Kom tot gedeelde ambities, gedeelde richtinggevende keuzes en een gedeeld beeld van mogelijke oplossingen.
  • Maak afspraken over verantwoordelijkheden.
• Wat voor informatie heb je nodig voor elke dialoog? Denk aan kaartmateriaal, beleidskaders, bestaande strategieën, etc.
• Welke werkvormen, interventies en modellen kunnen helpen om het gewenste resultaat te behalen?
• Wie zijn de deelnemers en wat voor dialoogvorm past bij hen? Hoe daag je ze uit en blijven ze tegelijk ook aangehaakt?
• Welke vragen kun je tijdens de dialoog stellen om het gesprek te sturen? Zie voor mogelijke vragen de actie hieronder: stel vragen om het gesprek te sturen.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

• Het Rijk biedt ondersteuning aan de werkregio’s om de nationale aanpak concrete doelen klimaatadaptatie te implementeren. Deze hulp wordt in de tweede helft van 2025 opgestart. Kijk in jouw werkregio welke hulp voor jullie beschikbaar is.
• Er zijn veel verschillende werkvormen die je kunt gebruiken, zoals World Café, break-outs, scenario-ontwikkeling, hackathons, een doelen-inspanningen-netwerk (DIN) en halen-brengen-kaarten.
• Gaan de dialogen over het thema hitte? Gebruik dan de Handreiking Integraal Actieplan Hitte die onderdeel is van de Menukaart Hitte van RVO. In deze handreiking staan tips en tools om de dialoog voor te bereiden. Ook kun je gebruikmaken van hitteadviseurs.
• Op dit kennisportaal vind je een aantal voorbeelden van gevoerde risicodialogen: de gemeente Enschede heeft tijdens corona online dialogen gevoerd met verschillende doelgroepen en de gemeente Gouda heeft als onderdeel van de risicodialoog ook huiskamergesprekken met bewoners gevoerd.
• Ga je dialogen voeren op bovenregionaal niveau? Op dit kennisportaal staat een toelichting van verschillende perspectieven die voor de bovenregionale risicodialogen gebruiktworden. Ook de handreiking bovenregionale stresstesten wateroverlast gaat in op de rol van de risicodialoog voor bovenregionale
• Vanuit de kaartviewer in de Klimaateffectatlas kun je kaarten opstellen om het gesprek te ondersteunen.
• De landelijke maatlat groene klimaatadaptieve gebouwde omgeving en de Kamerbrief water en bodem sturend kunnen je helpen om je doelen te vergelijken met de landelijke richtlijnen.

Tijdens het voeren van de dialoog kun je de volgende vragen stellen om het gesprek te sturen. Deze vragen kun je zowel voor de interne als externe dialoog gebruiken.

Vragen

Kies hieronder met welke vragen je jouw dialoog wilt sturen.

1. Beeld vormen
   • Tot welke risico's leiden de klimaateffecten in de regio, als je kijkt naar blootstelling, kwetsbaarheden en gevolgen?
   • Wat verstaan jullie onder een ‘risico’?
   • Welke kansen zijn er en hoe verhouden die zich tot de verschillende lagen van de adaptatiepiramide?
   • Welke klimaateffecten raken andere afdelingen binnen de organisatie(s)? Denk bijvoorbeeld aan de impact van hitte op gezondheid.
   • Welke klimaateffecten raken ook andere partijen, netwerken of overheden?
   • Zijn er binnen de betrokken organisatie(s) al doelen of ambities geformuleerd op het gebied van klimaatadaptatie?
   • Welke kansen willen of kunnen jullie benutten?
   • Welke koppelkansen zijn mogelijk met andere afdelingen binnen jullie organisatie(s)?
   • Zijn er financiële middelen beschikbaar?
   • Wie draagt welke verantwoordelijkheden voor het behalen van de ambities en doelen?
   • Welke rol spelen bedrijven, inwoners en ondernemers bij het behalen van ambities en doelen?
   • Welke handelingsperspectieven zijn er en welke sluiten het beste aan op de ambities?
2. Handelingsperspectieven in beeld brengen
   • Welke kansen willen of kunnen jullie benutten?
   • Welke koppelkansen zijn mogelijk met andere afdelingen binnen jullie organisatie(s)?
   • Zijn er financiële middelen beschikbaar?
   • Wie draagt welke verantwoordelijkheden voor het behalen van de ambities en doelen?
   • Welke rol spelen bedrijven, inwoners en ondernemers bij het behalen van ambities en doelen?
   • Welke handelingsperspectieven zijn er en welke sluiten het beste aan op de ambities?
3. Richting bepalen
   
   • Hoe erg vinden jullie de risico's? Welke risico's vinden jullie wel acceptabel en welke niet?
   • Wat is het (gezamenlijke) ambitieniveau en op welke doelen uit de doelensystematiek willen jullie inzetten?
   • In hoeverre willen jullie afwijken van de landelijk opgestelde doelen en ambities uit de doelensystematiek?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

• Het Rijk biedt ondersteuning aan de werkregio’s om de nationale aanpak te implementeren. Deze hulp start in de tweede helft van 2025. Kijk in jouw werkregio welke hulp voor jullie beschikbaar is.
• Voor de procesbegeleiding kun je een (externe) proces-of gespreksbegeleider inschakelen.
• Wageningen University & Research heeft een overzicht gemaakt van procestools en werkvormen die je kunt gebruiken, zoals de World Café methode, SWOT-analyse en visievorming.
• Gaan de dialogen over het thema hitte? Gebruik dan de Handreiking Integraal Actieplan Hitte van de Menukaart Hitte. Deze handreiking helpt om tot een integraal hittebeleid te komen voor gebied, gebouw en gezondheid. Naast de handreiking bevat de Menukaart de volgende hulpmiddelen:
  • Een brochure met een toelichting over de aanpak
  • Een overzicht met opgeleide hitteadviseurs om het proces te begeleiden. Je kunt ook een eigen procesbegeleider gebruiken.
• Op dit kennisportaal vind je een aantal voorbeelden van gevoerde risicodialogen: de gemeente Enschede heeft tijdens corona online dialogen gevoerd met verschillende doelgroepen en de gemeente Gouda heeft als onderdeel van de risicodialoog ook huiskamergesprekken met bewoners gevoerd.

Een risicodialoog kun je voeren over verschillende thema’s en op verschillende manieren. De inhoud van elke dialoog is anders. In de meeste dialogen zul je met elkaar een gedeeld beeld vormen van de risico's en impacts, handelingsperspectieven in beeld brengen en richting bepalen. Blik na elke dialoog terug: heb je het resultaat dat jullie vooraf voor ogen hadden gehaald? Liggen jullie op koers om ons uiteindelijke doel van de dialogen te halen? Welke vragen zijn blijven liggen en welke vervolgacties zijn nodig? Misschien zijn er meer dialogen of andere dialoogvormen nodig? Of moeten er andere stakeholders aan tafel komen om tot het gewenste resultaat te komen? Het voeren van de dialogen is een cyclisch proces, waarin je tussentijds evalueert en bijstelt. Zorg ook voor een heldere terugkoppeling naar de deelnemers, zodat zij betrokken blijven en weten wat er van hen verwacht wordt.

Vragen

De volgende vragen helpen je om tijdens het voeren van een dialoog het doel en proces in de gaten te houden:

• Draagt de dialoog bij aan het uiteindelijke doel van de dialogen en het gewenste resultaat van de dialoog zelf?
• Wordt de dialoog inhoudelijk goed ingevuld?
• Past de werkvorm bij de doelstelling, het resultaat, de doelgroep en de inhoud? Stem dit ook af met de proces- of gespreksbegeleider.
• Wordt het voeren van de dialoog goed begeleid door de proces- of gespreksleider?
• Heb je van tevoren duidelijk gemaakt aan de deelnemers en gespreksbegeleiders dat je op een aantal punten let tijdens de dialoog, om het doel en het proces in de gaten te houden?
• Moet je tijdens de dialoog bijsturen? Heb je de deelnemers verteld dat je bijstuurt en waarom je dat doet?
• Heb je na afloop van de dialoog bovenstaande punten geëvalueerd met de deelnemers?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

• Wageningen University & Research heeft een overzicht gemaakt van procestools en werkvormen die je kunt gebruiken, zoals de World Café methode, SWOT-analyse en visievorming.
• Voor het thema hitte is het handig om de Handreiking van de Menukaart Hitte te gebruiken. Hierin vind je voor de onderdelen Startbijeenkomst (3) en Vervolgbijeenkomst (4) tips om het proces en doel in de gaten te houden. En onder Hulpmiddelen (8) vind je een document dat kan helpen bij de verslaglegging.

Heb je de dialoog gevoerd? En is op hoofdlijnen duidelijk wat het beeld is van de opgaven, ambities, doelen, strategische keuzes en de nodige inzet hierbij van de betrokken partijen? Dan is de volgende stap om de gemaakte keuzes (en eventueel de verschillende opties) met het bestuur af te stemmen. Na overleg met het bestuur kan namelijk blijken dat  er nog aanpassingen nodig zijn voordat je de resultaten uit de dialoog vastlegt.

Wat bespreek je met het bestuur?

Bespreek in het bestuurlijk overleg in ieder geval of de doelen en ambities waartoe je in de dialogen gekomen bent, aansluiten bij jouw organisatie. Bespreek ook welke rol jouw organisatie pakt en welke middelen je daarbij inzet. En welke financiële toezeggingen het bestuur kan doen om maatregelen en activiteiten te financieren.

Betrek bestuurders van verschillende schaalniveaus

In samenwerkingsverbanden is het belangrijk om bestuurders van verschillende schaalniveaus bij het resultaat van je dialogen te betrekken. Dit kunnen lokale bestuurders zijn, maar ook bestuurlijke overleggen op regionaal niveau. Zorg ervoor dat je in deze fase de juiste bestuurders meeneemt zodat de bestuurlijke afstemming zo goed mogelijk is voorbereid. Hiermee voorkom je zo veel mogelijk dat gemaakte keuzes ter discussie worden gesteld.

Vragen

Voor deze actie wil je de volgende vragen beantwoorden, samen met je bestuurder(s):

• Sluiten de doelen en ambities die je in de dialogen samen hebt opgesteld aan op de beleidskaders die gelden binnen jouw organisatie?
• Welke rol pakt jouw organisatie om deze doelen en ambities te realiseren?
• Welke financiële middelen zijn beschikbaar om deze doelen en ambities te realiseren?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actien helpen:

• NSOB-rollen: De Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) heeft 4 mogelijke rollen voor de overheid beschreven. Bespreek welke rol jouw organisatie kan spelen.

Tijdens de dialogen heb je inzicht gekregen in welke klimaatrisico’s wel en niet acceptabel zijn. Ook heb je allerlei partijen betrokken, netwerken opgebouwd en oplossingsrichtingen verkend. De gevoerde dialogen kunnen verschillende resultaten opleveren. Zorg dat de opbrengsten van de dialogen vertaald worden naar een gedeeld beeld. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een gezamenlijk ambitieniveau, een gedeelde visie, samenwerkingsafspraken of concrete doelen. Met dit gedeelde beeld maak je duidelijk hoe jouw organisatie of gebied klimaatbestendig moet worden. Bestuurders kunnen hierover in fase 3 een besluit nemen, waarmee dit gedeelde beeld op de juiste plek verankerd kan worden. Je wilt hier tijdens de dialoog zelf al over in gesprek met de stakeholders. Het kan zelfs zo zijn dat hiervoor een aparte dialoog nodig is.

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Welke resultaten zijn tijdens de dialogen opgehaald? Moeten er bepaalde keuzes gemaakt worden?
• Kunnen we tot een gedeelde ambitie komen of liggen de belangen ver uit elkaar?
• Wat heeft elke organisatie nodig om zich te kunnen binden aan een gedeelde ambitie?
• Wat kan elke organisatie inbrengen en wat wil elke organisatie halen?
• Welke strategische of richtinggevende keuzes volgen uit de ambitie? Of welke ambities volgen uit de strategische of richtinggevende keuzes?
• Welke rol wil je als overheid of organisatie hebben?
• Hoe kun je samenwerken aan de gedeelde ambitie? Of hoe kun je samen optrekken? Welke governance is daarvoor nodig?
• Wat gaat de gedeelde ambitie (ongeveer) kosten? En wat kost het als je niets (of minder) doet?
• Zijn er financiële middelen beschikbaar? Zo ja, welke en bij wie?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

• Er zijn veel verschillende werkvormen die je hiervoor kunt gebruiken zoals World Café, breakouts, of hackathons,
• Gaan de dialogen over het thema hitte? Gebruik dan de Handreiking Integraal Actieplan Hitte die onderdeel is van de Menukaart Hitte van RVO. In deze handreiking staan tips en tools voor het voeren van een dialoog, met onder andere een toelichting over de werkvorm ‘World Café methode’ en een toelichting over het prioriteren van ambities. Zie hiervoor onderdeel 3: Startbijeenkomst.
• NSOB-rollen: De Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) heeft 4 mogelijke rollen voor de overheid beschreven. Bespreek welke rol jouw organisatie kan spelen en wat het handelingsperspectief is.