Vraag en antwoord index

Tijdens de initiatieffase heb je al een inventarisatie van mogelijke dialogen gemaakt en stakeholders in beeld gebracht. Op basis hiervan start je nu met het organiseren van de concrete dialogen. Bepaal wat voor soort bijeenkomsten en activiteiten passen bij je doelstellingen, stel een deelnemerslijst op en kies een locatie. Plan vervolgens de dialogen in, regel locaties en nodig de deelnemers uit. Ook is het handig om een draaiboek op te stellen.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

• RVO heeft een Handreiking Integraal Actieplan Hitte met daarin tips en tools voor de praktische voorbereiding van een dialoog, met onder andere een voorbeeld van een draaiboek, uitnodigingen en tips voor locaties (zie 3. startbijeenkomst: een enthousiasmerende bijeenkomst die leidt tot breed draagvlak en een eerste aanzet tot maatregelen).
• Op het Kennisportaal Klimaatadaptatie staat een webinar over het voorbereiden van een risicodialoog

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Welke informatie heb ik nodig tijdens de dialogen? Denk aan kaartmateriaal dat je kunt gebruiken, informatie over de noodzaak van klimaatadaptatie of beleidskaders
• Welke praktische voorbereiding is er nodig voor deze dialoog? Denk aan een locatie, programma en draaiboek, uitnodigingen versturen e.d.

Tijdens de initiatieffase is met stakeholders afgestemd wie welke rol pakt in het proces en is een eerste contact gelegd met de stakeholders. Bouw in de dialoogfase dit netwerk verder uit. Stem specifiek af welke rol de stakeholders hebben tijdens de geplande risicodialogen. Indien er deelnemers zijn van organisaties die nog weinig betrokken zijn bij het thema klimaatadaptatie, is het raadzaam deze voorafgaand mee te nemen in de bedoeling van de dialogen (bijvoorbeeld telefonisch) en hun rol daarin. Stem ook af welke voorbereiding en inzet je van stakeholders verwacht. Tot slot is het raadzaam afspraken te maken over de procesbegeleiding tijdens de dialoog. Dit hoef jij als trekker niet per definitie te doen, maar kun je beleggen bij een andere betrokkene of (externe) procesbegeleider. Het is van belang een procesbegeleider aan te wijzen die procesmatige en strategische vaardigheden bezit.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

• Voor de procesbegeleiding kun je een (externe) proces-of gespreksbegeleider inschakelen
• RVO heeft een Handreiking Integraal Actieplan Hitte met daarin tips en tools voor de procesmatige voorbereiding van een dialoog, met onder andere tips hoe bestuurders te betrekken (zie 3. startbijeenkomst: een enthousiasmerende bijeenkomst die leidt tot breed draagvlak en een eerste aanzet tot maatregelen).
• Op het Kennisportaal Klimaatadaptatie staat een webinar over het voorbereiden van een risicodialoog

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Wie is procesbegeleider tijdens de dialoog (of dialogen)?
• Welke stakeholders heb je nodig om het doel van jouw dialoog te bereiken (zie bouwsteen: stakeholders in beeld brengen uit de initiatieffase)?
• Welke rol spelen deze stakeholders tijdens de dialoog?
• Welke voorbereiding verwacht je van iedere stakeholder?
• Welke inzet vraag je van de stakeholders na de dialoog?
• Zijn alle stakeholders op de hoogte van hun rol voor, tijdens en na de dialoog?

Je weet met welke doelstelling je de dialogen voert en wie er uitgenodigd moeten worden of zijn. In deze bouwsteen bepaal je hoe je de doelen van elke dialoog gaat halen, dus aan de hand van welke agenda of werkwijze en met welk gewenst concreet resultaat. Bedenk welke werkvormen, informatie en tools je kunnen ondersteunen om deze resultaten te bereiken.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

• Vanuit het Rijk wordt er ondersteuning geboden aan de werkregio’s om de nationale aanpak concrete doelen klimaatadaptatie te implementeren. Deze hulp wordt in de tweede helft van 2025 opgestart. Kijk in jouw werkregio welke hulp voor jullie beschikbaar is.
• Er zijn veel verschillende werkvormen die je kunt gebruiken: World Café, breakouts, scenario-ontwikkeling, hackathons, een doelen-inspanningen netwerk (DIN), halen-brengen kaarten etc.
• RVO heeft een Handreiking Integraal Actieplan Hitte met daarin tips en tools voor de inhoudelijke voorbereiding van een dialoog, met onder andere een toelichting over de werkvorm ‘World Café methode’ en uitwerking van een mogelijk programma voor een dialoog over hitte (zie 3. startbijeenkomst: een enthousiasmerende bijeenkomst die leidt tot breed draagvlak en een eerste aanzet tot maatregelen).
• Op het Kennisportaal Klimaatadaptatie staan verschillende voorbeelden over hoe organisaties risicodialogen hebben gevoerd, met o.a. een voorbeeld hoe gemeente Enschede online dialogen gevoerd heeft met verschillende doelgroepen en hoe gemeente Gouda  huiskamergesprekken gevoerd heeft in de dialoogfase.

• Op het Kennisportaal Klimaatadaptatie staat een toelichting van verschillende perspectieven die voor de bovenregionale risicodial worden. Ook de handreiking bovenregionale stresstesten wateroverlast gaat in op de rol van de risicodialoog voor bovenregionale
• Je kunt de Klimaateffectatlas gebruiken om kaarten op te stellen om het gesprek te ondersteunen (zie de Kaartviewer). D
• De landelijke maatlat groene klimaatadaptieve gebouwde omgeving , de kamerbrief water en bodem sturend

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Wat is het gewenste resultaat van iedere specifieke dialoog? Mogelijke resultaten: een gedeeld beeld van de risico’s krijgen, bepalen welke risico’s (on)acceptabel zijn, bepalen welke kansen in het gebied benut kunnen worden, komen tot heldere doelen, prioriteren van onacceptabele risico’s, ambities formuleren, komen tot richtinggevende keuzes, mogelijke oplossingen in beeld brengen, afspraken maken over verantwoordelijkheden.
• Wat voor informatie heb ik nodig per dialoog? Denk aan kaartmateriaal, beleidskaders, bestaande strategieën
• Welke bestaande tools kunnen benut worden tijdens de dialoog?
• Welke werkvormen, interventies en modellen kunnen mij helpen het gewenste resultaat te behalen?
• Wat is de doelgroep en wat voor insteek van de dialoog past bij hen? Hoe daag ik ze uit en blijven ze tegelijkertijd aangehaakt?

Een risicodialoog kun je op veel verschillende manieren en over verschillende thema’s voeren. De inhoud van elke dialoog is anders. Als trekker stuur je tijdens de uitvoering van de dialogen op (ten minste) de volgende aspecten:

1. Doelstelling (lange termijn) en gewenste resultaat (van de dialoog)
2. Invulling van de inhoud van de dialoog of dialogen
3. Een werkvorm die past bij de doelstelling, resultaat, doelgroep en inhoud, in afstemming met proces-of gespreksbegeleider
4. Procesbegeleiding tijdens de dialoog (dit kan belegd zijn bij iemand anders)
5. Evalueren en bijstellen als de gewenste resultaten (nog) niet behaald worden
6. Communicatie richting deelnemers, stakeholders, gespreksbegeleiders etc. Vooraf, tijdens en na de dialogen.

In de meeste dialogen zul je met elkaar a. een gedeeld beeld vormen over de risico's en impact, b. handelingsperspectieven in beeld brengen en c. richting bepalen. Blik na elke dialoog terug: is het resultaat dat we vooraf voor ogen hadden behaald? Liggen we op koers om onze doelstellingen voor de dialoogfase te behalen? Welke vragen zijn blijven liggen en welke vervolgacties zijn nodig? Het kan zijn dat er ander type dialogen nodig zijn, dat er andere stakeholders aan tafel nodig zijn of dat er méér dialogen nodig zijn om tot het gewenste resultaat te komen. Het voeren van de dialogen is een cyclisch proces, waarin je tussentijds evalueert en bijstelt. Zorg ook voor een heldere terugkoppeling naar de deelnemers, zodat zij betrokken blijven en weten wat er van hen verwacht wordt.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

• Vanuit het Rijk wordt er ondersteuning geboden aan de werkregio’s om de nationale aanpak concrete doelen klimaatadaptatie te implementeren. Deze hulp wordt in de tweede helft van 2025 opgestart. Kijk in jouw werkregio welke hulp voor jullie beschikbaar is.
• Voor de procesbegeleiding kun je een (externe) proces-of gespreksbegeleider inschakelen.
• RVO heeft een Handreiking Integraal Actieplan Hitte met daarin tips en tools voor het voeren van een dialoog, met onder andere een toelichting over de werkvorm ‘World Café methode’ en tips over procesbegeleiding (zie 3. startbijeenkomst: een enthousiasmerende bijeenkomst die leidt tot breed draagvlak en een eerste aanzet tot maatregelen).
• Op het Kennisportaal Klimaatadaptatie staan verschillende voorbeelden over hoe organisaties risicodialogen hebben gevoerd, met o.a. een voorbeeld hoegemeente Enschede online dialogen gevoerd heeft met verschillende doelgroepen en hoe gemeente Gouda huiskamergesprekken gevoerd heeft in de dialoogfase.

Hulpvragen

Tijdens de risicodialoog kun je de volgende vragen stellen om het gesprek te sturen, zowel voor de interne als externe dialoog:

Beeld vormen

• Tot welke risico's leiden de klimaateffecten in de regio (kijkend naar blootstelling, kwetsbaarheden en gevolgen)?
• Welke kansen zijn er en hoe verhouden die zich tot de verschillende lagen van de adaptatiepiramide?
• Welke klimaateffecten raken andere afdelingen binnen de organisatie(s)? Denk aan de impact van hitte op gezondheid
• Welke klimaateffecten raken ook andere partijen of overheden?
• Zijn er binnen de betrokken organisatie(s) al doelen of ambities geformuleerd op het gebied van klimaatadaptatie?

Handelingsperspectieven in beeld brengen

• Van welke kansen willen of kunnen we gebruik maken?
• Welke koppelkansen zijn er mogelijk met andere afdelingen binnen de organisatie(s)?
• In hoeverre zijn financiële middelen beschikbaar?
• Wie draagt welke verantwoordelijkheden voor het behalen van de ambities en doelen?
• Welke rol spelen bedrijven, inwoners en ondernemers bij het behalen van ambities en doelen?
• Welke handelingsperspectieven zijn er en wat past het beste bij de ambities?

Richting bepalen

• Hoe erg vinden we de risico's, welke risico's vinden we wel acceptabel en welke niet?
• Wat is het (gezamenlijke) ambitieniveau en op welke doelen uit de doelensystematiek willen we inzetten?
• In hoeverre wil de organisatie/samenwerking afwijken van de landelijk opgestelde doelen en ambities (uit de doelensystematiek)?

Het beeld van opgaven en (mogelijke) ambities, doelen, strategische keuzes en benodigde inzet van partijen is nu op hoofdlijnen duidelijk. Een volgende stap is de keuzes (en eventuele opties) hierin ook bestuurlijk te bespreken. Mogelijk zijn er nog aanpassingen nodig voordat de resultaten geborgd kunnen worden.

Bespreek in het bestuurlijk overleg onder andere of de gestelde doelen en ambities aansluiten bij jouw organisatie, welke rol jouw organisatie pakt (zie NSOB rollen), welke middelen daarbij worden ingezet en welke financiële toezeggingen gedaan kunnen worden om maatregelen en activiteiten te financieren.

In samenwerkingsverbanden is het belangrijk om bestuurders op verschillende schaalniveaus mee te nemen. Dit kunnen lokale bestuurders zijn, maar ook bestuurlijke overleggen op regionaal niveau. Zorg ervoor dat je in deze fase de juiste bestuurders meeneemt zodat bestuurlijke borging zo goed mogelijk is voorbereid. Hiermee voorkom je zo veel mogelijk dat gemaakte keuzes ter discussie worden gesteld tijdens het bestuurlijk besluitvormingsproces.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

• NSOB rollen om rol organisatie te bepalen

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen wil je de volgende vragen beantwoorden, samen met je bestuurder(s):

• In hoeverre sluiten de gestelde doelen en ambities binnen het beleid aan op de geldende beleidskaders binnen jouw organisatie?
• Welke rol pakt jouw organisatie om deze doelen en ambities te realiseren?
• Welke financiële middelen zijn beschikbaar om deze doelen en ambities te realiseren?

Tijdens de dialogen heb je inzicht opgedaan over de (on)acceptabele klimaatrisico’s, zijn partijen betrokken, netwerken opgebouwd en oplossingsrichtingen verkend. De gevoerde dialogen kunnen verschillende resultaten opleveren. Zorg dat de opbrengsten van de dialogen vertaald worden naar een gedeeld beeld. Dit kan bijvoorbeeld een gezamenlijk ambitieniveau, een visie, samenwerkingsafspraken of concrete doelen zijn. Hiermee maak duidelijk hoe jouw organisatie of regio klimaatbestendig moet worden. Hierover kunnen bestuurders in de borgingsfase een besluit nemen, waarmee dit gedeelde beeld op de juiste plek verankerd kan worden. Tijdens de dialoogfase wil je hierover al in gesprek met de stakeholders. Mogelijk vereist dit zelfs een aparte dialoog.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

• Er zijn veel verschillende werkvormen die je hiervoor kunt gebruiken zoals World Café, breakouts, of hackathons,
• RVO heeft een Handreiking Integraal Actieplan Hitte met daarin tips en tools voor het voeren van een dialoog, met onder andere een toelichting over de werkvorm ‘World Café methode’ en een toelichting over het prioriteren van ambities (zie 3. startbijeenkomst: een enthousiasmerende bijeenkomst die leidt tot breed draagvlak en een eerste aanzet tot maatregelen).
• NSOB rollen voor de overheid (Nederlandse School voor Openbaar Bestuur) om rollen en handelingsperspectief voor jou organisatie of regio te bepalen

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Wat zijn de resultaten die tijdens de dialogen zijn opgehaald, welke mogelijke keuzes liggen voor?
• Kunnen we tot een (gezamenlijke) ambitie komen of liggen de belangen ver uiteen?
• Wat is er per organisatie nodig om zich te kunnen committeren aan een gezamenlijke ambitie?
• Wat kan elke partij inbrengen en wat wil elke partij halen?
• Welke strategische of richtinggevende keuzes volgen uit de ambitie (of vice versa)?
• Welke rol wil je als overheid of organisatie hebben?
• Hoe kun je hier in samenwerken of samen optrekken, welke governance is daarvoor nodig?
• Wat gaat de gestelde ambitie (ongeveer) kosten, wat kost niets (of minder) doen?
• Welke middelen zijn er (mogelijk) beschikbaar, bij wie?