Taakanalyse
| Wat is het? | Wie is de gebruiker? | Voorwaarden voor gebruik |
|---|---|---|
| Met een taakanalyse beschrijf je hoe verschillende actoren de taken in hun werkomgeving uitvoeren en wat hun relatie is tot het systeem en andere actoren. |
Geschikt voor individuen en teams. |
Het advies is dat toekomstige gebruikers experimenteren met de taakanalyse voordat ze hem ook echt toepassen. Het kan nuttig zijn om experts bij de taakanalyse te betrekken, want het kost tijd om te leren hoe je een taakanalyse uitvoert. |
De taakanalyse heeft als doel om mensen en middelen voorafgaand aan en tijdens de uitval van een vitale functie zo goed in te zetten, dat je de negatieve impact zoveel mogelijk beperkt. Denk bijvoorbeeld aan hoe je mensen tijdens de uitval evacueert, hoe je veiligheidsmechanismen in werking zet om bezittingen te beschermen, of hoe je reddingsacties uitvoert. Door rolverdelingen in kaart te brengen en te evalueren, kun je ervoor zorgen dat een vitale functie zolang mogelijk blijft werken tijdens een storing. Of je kunt in de uitvaltijd van een vitale functie tot een minimum beperken.
Afbeelding: Voorbeeld taakanalyse.
Hoe gebruik je de methode?
Met de taakanalyse volg je deze stappen:
1. Beschrijf het scenario en selecteer de betrokken actoren
Beschrijf het scenario en de bijbehorende taken waarop je de taakanalyse wil toepassen. Selecteer van welke actoren je informatie nodig hebt voor de analyse. Op het niveau van een enkele organisatie kunnen dit bijvoorbeeld verschillende operators, ingenieurs, deskundigen en technici zijn. Het kunnen ook meerdere organisaties betreffen als onderdeel van een groter systeem, zoals een gehele sector. Het is belangrijk om goed over deze selectie na te denken. Als dat kan, selecteer de actoren dan zo, dat ze samen alle groepen vertegenwoordigen die een rol spelen in het scenario.
2. Beschrijf de taak door interviews af te nemen
In deze stap neem je gestructureerde interviews af. Daarbij richt je je op de taken die volgens jou belangrijk zijn om de vitale infrastructuur te ondersteunen. Je begint de analyse door een actor te vragen hoe hij precies te werk gaat in het scenario dat je onderzoekt. Wat doet hij bijvoorbeeld om een storing te beheersen? Je kunt de abstractere niveaus, zoals communicatie, concreter maken door ze op te splitsen in kleinere stukjes of scenario’s. Communicatie kun je bijvoorbeeld opsplitsen in ‘Hoe vraag je om hulp?’, ‘Hoe communiceer je de storing met die collega?’ enz. Het helpt daarbij om in elke fase de hoe-vraag te stellen. En wil je taakafhankelijkheden in kaart te brengen? Vraag dan in elke fase van de analyse 'wat gebeurt er hiervoor' en 'wat gebeurt er daarna'.
3. Presenteer de taken
Het advies is om de taken grafisch weer te geven, bijvoorbeeld in een diagram. Daarmee versnel je het feedbackproces. Je kunt zelf kiezen hoe je dat doet. Meestal bestaat deze stap uit minimaal de volgende twee elementen:
- Taken, die je weergeeft in kaders of cirkels
- Relaties tussen taken, die je weergeeft als pijlen of verbindende schakels
4. Deel de voorlopige resultaten met de actoren
Om ervoor te zorgen dat de resultaten correct zijn, is het raadzaam om de voorlopige beschrijvingen met de actoren door te nemen. Als er misverstanden of fouten in blijken te staan, kun je deze weghalen of verbeteren.
5. Gebruik de resultaten
In de taakanalyse staat informatie over taakafhankelijkheden, frequenties en de context waarin de taken plaatsvinden. Het kan aspecten van interacties en rolverdelingen blootleggen die aandacht nodig hebben. De diagrammen op basis van de taakanalyse kunnen discussies opleveren over het systeem. Verandert er iets in het systeemontwerp, of komen er nieuwe functies bij? Dan kan dat de (toekomstige) taken van actoren beïnvloeden.
Voorbeeld toepassing
- Het overstromen van een waterkrachtcentrale in Bulgarije (Bron)