Aandachtspunten voor gemeenten, provincies en waterschappen

Uit verschillende workshops en regionale pilotprojecten blijkt dat het niet eenvoudig is voor lokale en regionale overheden om belangrijke en kwetsbare functies samen aan te pakken. Hoe kunnen zij de samenwerking en uitwisseling van informatie beter organiseren? De ervaringen uit pilotprojecten hebben helaas nog niet geleid tot concrete handelingsperspectieven. Maar op deze pagina vind je wel vijf concrete aandachtspunten die geformuleerd zijn op basis van workshops en pilotprojecten. Ook staat onderaan de pagina een methode die je kunt gebruiken om taken en verantwoordelijkheden voor verschillende partijen in kaart te brengen.

1. Verken de kwetsbaarheid van je eigen regio

Verken als lokale en regionale overheid welke belangrijke functies in je eigen gebied kwetsbaar zijn. Een goede start kan zijn om kritisch te kijken naar de functies waar je eigen organisatie voor verantwoordelijk is, als eigenaar of indirect als aandeelhouder. Welke risico’s accepteer je als beheerder? Welke keuzes maak je als het gaat om klimaatrisico’s versus kosten? Besteed hierbij allereerst aandacht aan lokale en regionale functies. Verken daarnaast wat er in je regio gebeurt als een nationale vitale functie uitvalt, ook al ben je hiervoor niet verantwoordelijk. Bij het verkennen van kwetsbaarheden is het belangrijk dat alle decentrale overheden hun eigen rol kunnen bepalen: wat kun je zelf doen om de kwetsbaarheid van functies te verkennen? En wat juist niet? Zorg dat je hier samen met de verschillende decentrale overheden een formeel besluit over neemt. Het ligt voor de hand dat de provincie, die over de regio gaat, een coördinerende rol heeft. Meer hierover lees je in het rapport ‘Ingrediënten voor de nationale aanpak (pdf, 480 kB)’. Een taakanalyse kan helpen om relevante personen en hun interacties in de eigen organisatie of regio in kaart te brengen voor verschillende scenario’s.

2. Werk samen

Het is belangrijk dat decentrale overheden de bescherming van belangrijke en kwetsbare functies samen aanpakken. En dat ze ook samenwerken met andere partijen. Want bij de besluitvorming over belangrijke en kwetsbare functies zijn veel verschillende partijen betrokken. Deze partijen hebben ieder een eigen rol, expertise, ambities, en eigen instrumenten die ze kunnen inzetten. Samenwerking moet wel tot stand worden gebracht. Er zal altijd een organisatie bereid moeten zijn om een initiërende en trekkende rol op zich te nemen. Maar het heeft geen zin om vervolgens alleen aan de slag te gaan. De pilotprojecten laten zien dat samenwerking heel veel voordelen heeft: het vergroot het bewustzijn van risico’s, kwetsbaarheden en onderlinge afhankelijkheden van belangrijke en kwetsbare functies. Bovendien kom je door samenwerking ook sneller tot een gezamenlijke taal voor het afwegen van risico’s, wat leidt tot meer draagvlak voor een adaptatiestrategie. En door andere partijen bij de bescherming van kwetsbare functies te betrekken, maak je ze mede-eigenaar van het probleem. Daardoor voelen ze zich meer verantwoordelijk.

Verder adviseren we om het afwegingskader (stap B3) op te stellen vanuit twee perspectieven. Namelijk enerzijds vanuit het perspectief van de beheerder van de kwetsbare functie, en anderzijds vanuit de (regionale) overheid. Beide partijen kunnen zo aangeven welke gevolgen volgens hen nog acceptabel zijn. Voor de beheerder zijn waarschijnlijk de eigen bedrijfswaarden bepalend. De overheid zal waarschijnlijk vooral met een maatschappelijke bril kijken naar de risico’s. Accepteren de partijen niet dezelfde risico’s? Dan kunnen ze in onderling overleg proberen om het afwegingskader op elkaar af te stemmen.

Ga je met anderen samenwerken in een regionale dialoog? Houd dan rekening met het volgende:

• Stel de uitdaging centraal.
• Kies de juiste samenwerkingsvorm.
• Maak heldere afspraken over het proces, de rollen, verantwoordelijkheden en bekostiging van de maatregelen. Zo weten alle partijen wat er van hen verwacht wordt.
• Zorg voor regelmatige communicatie over de voortgang, zodat partijen betrokken blijven.

Voor de meeste nationale vitale en kwetsbare functies is een kernteam opgericht waarin Rijk, beheerders en decentrale overheden informatie uitwisselen en samenwerken. Gebruik het kernteam om in contact te komen met de juiste contactpersonen. Betrek de veiligheidsregio’s op tijd. Zij hebben veel informatie over vitale en kwetsbare functies en staan in nauw contact met de beheerders ervan.

3. Ontwikkel een gedeelde kennisbasis

Er is veel informatie beschikbaar over vitale en kwetsbare functies, maar die is vaak te algemeen. Het is belangrijk om algemene kennis over risico’s aan te vullen met specifieke kennis, ervaringen en perspectieven van experts en belanghebbenden. Bovendien hebben deze partijen ieder een eigen beeld van wat vitale en kwetsbare functies zijn, hoe ze beschermd kunnen worden en hun eigen rol daarin. Uit verschillende pilotprojecten blijkt dat het daarom heel goed werkt als lokale en regionale overheden samen met andere betrokken partijen een gezamenlijke kennisbasis ontwikkelen. Dat kan bijvoorbeeld via een werkregio. Deze manier van kennis ontwikkelen via ‘joint fact finding’ helpt om de juiste kennis en informatie bij elkaar te vinden. Dit leidt niet alleen tot een brede kennisbasis maar ook tot een beter inzicht in de ambities, rollen en verantwoordelijkheden van verschillende partijen. Houd er wel rekening mee dat informatie soms vertrouwelijk is of gevoelig. Het is daarom belangrijk om een ‘veilige’ omgeving te creëren, waarin de partijen hun informatie durven delen. Daarvoor zullen de partijen afspraken moeten maken over welke informatie ze delen en hoe ze met informatie van anderen omgaan. Bij vertrouwelijke informatie kan het nodig zijn om geheimhoudingsverklaringen te laten ondertekenen.

4. Houd rekening met uiteenlopende perspectieven en benut meekoppelkansen

Ieder partij heeft zijn eigen perspectief op de risico’s van vitale en kwetsbare functies. Om tot gezamenlijke beslissingen en afspraken te komen, is het nodig om deze perspectieven met elkaar te delen. Ook is het belangrijk om de risico’s van vitale en kwetsbare functies te benaderen vanuit het gehele systeem in plaats van alleen vanuit je eigen sector. Hieronder lichten we beide aanbevelingen toe:

Maak je eigen perspectief concreet: Je kunt je eigen perspectief op de risico’s van een vitale en kwetsbare functie het beste met anderen delen door de risico’s zo tastbaar mogelijk te maken. Vertaal abstracte nationale overstromingsrisico’s dus naar lokale overstromingsbeelden en concrete oplossingen.

Kijk niet alleen naar je eigen sector, maar naar de bescherming van vitale en kwetsbare functies vanuit het geheel. Je kunt hiervoor ook gebruikmaken van de NAS-bollenschema’s voor verschillende sectoren. Alleen door de bescherming van vitale en kwetsbare functies samenhangend aan te pakken, krijgen partijen een completer beeld van de risico’s. En alleen dan kunnen ze doordachte keuzes maken voor maatregelen en een adaptatiestrategie. Bovendien kun je dan ook meekoppelkansen benutten. Deze kunnen voortkomen uit woningbouwopgaven, de energietransitie of andere provinciale thema’s op het gebied van ruimtelijke ordening of economie.

5. Wees flexibel en communiceer helder

Je kunt de bescherming van vitale en kwetsbare functies alleen bereiken door samen te werken in een gebiedsgericht en integraal proces. Omdat dat proces niet vastligt, is het belangrijk om je flexibel op te stellen. De pilots laten zien: ga in het planproces flexibel om met bestaande kaders, zowel institutioneel als inhoudelijk. Je weet van tevoren niet hoe het proces verloopt en wat de uitkomsten zijn. Je zult vraagstukken tegenkomen die nog niet eerder zijn behandeld en waarvoor nog geen institutionele kaders bestaan. Om hiermee om te gaan en om de partijen betrokken te houden, is het tegelijk belangrijk om bestuurlijk pragmatisch te zijn. Als rollen en verantwoordelijkheden of beleidsdoelen onduidelijk zijn, is het belangrijk dat de partijen bereid zijn om bestuurlijke kaders samen vorm te geven. Veel kan in onderling overleg geregeld worden. Belangrijk daarbij is de communicatie: verandert er iets in de aanpak of verwachtingen? Communiceer dat dan duidelijk en op tijd. Ook belangrijk is dat de partijen genoeg tijd en capaciteit hebben om mee te doen aan het proces, dat ze graag informatie delen en dat ze open zijn over hun ambities en hoe ze die willen bereiken. Alleen zo kunnen nieuwe maatregelen ook een kans krijgen.