Voeren risicodialoog

Tijdens de risicodialoog bespreek je de feitelijke situatie over kwetsbaarheden in een gebied, de urgentie van de problematiek, de mogelijke gevolgen voor de belanghebbenden, welke gevolgen (on)acceptabel zijn, en de rol die alle deelnemers kunnen en willen spelen bij het voorkomen van overlast en schade als gevolg van extreem weer.

Het gaat in een risicodialoog niet alleen over risico’s, maar evengoed over kansen. Bij het praten over (het beheersen van) kwetsbaarheden is het ook belangrijk mogelijke (meekoppel)kansen te benutten. Bijvoorbeeld de kans om in een wijk of straat klimaatmaatregelen te nemen, omdat de riolering toch aan onderhoud toe is of omdat er plannen zijn voor het ontwikkelen van een nieuwe woonwijk. Ook de relatie met de invoering van de Omgevingswet en het opstellen van een omgevingsvisie is een kans. Vanwege die kansen hebben diverse overheden de naam ‘risicodialoog’ gewijzigd, bijvoorbeeld in ‘klimaatdialoog’.

“Maak klimaatadaptatie concreet in thematische projecten, zodat duidelijker wordt waar mensen aan kunnen bijdragen” – Harold Soffner, gemeente Bernheze

Voor het bespreken van kwetsbaarheden en kansen is de ruimtelijke schaal van belang. Op voorhand kan je denken aan lokale opgaven door wateroverlast en hittestress, en regionale opgaven door langdurige droogte en de overstromingsrisico’s. Lokaal heeft dit effect op vitale functies zoals elektriciteit, communicatie, hoofdwegen en ziekenhuizen. Het versnellen van de bodemdaling en de bedreiging van de waterkwaliteit (Kaderrichtlijn Water) behoren tot de regionale opgaven.

Grofweg doorloop je de volgende stappen, in willekeurige volgorde:

• Kwetsbaarheden afwegen
• Aanvullende informatie zoeken en bespreken
• Urgentie benoemen
• Gedeeld beeld bereiken
• Bewustwording creëren

Je kan de stappen steeds weer herhalen, totdat alle betrokken partijen tevreden zijn met het resultaat. Hieronder staat een toelichting:

Kwetsbaarheden afwegen
Eerst voer je het gesprek over de feitelijke situatie, vervolgens gaat het over de waardering van de kwetsbaarheden. De interne risicodialoog staat vooral in het teken van het toetsen van de feiten op hoofdlijnen: herken je deze kwetsbaarheid op deze plek? Of herken je deze kansen? Bij de externe risicodialoog gaat het veelal om de vraag hoe partijen feitelijk geraakt worden door het klimaateffect (wat zijn de mogelijke gevolgen in jouw situatie?).

Aanvullende informatie zoeken en bespreken
De stresstesten en overige (geo)informatie leveren een ruimtelijk beeld op van de kwetsbaarheden in het betreffende gebied. Ga op zoek naar aanvullende informatie om de risico’s toe te lichten en visueel te maken, zoals foto’s en video’s. Een treffend voorbeeld is de wolkbeuk in Kopenhagen op 2 juli 2011. En ondersteun dit – indien beschikbaar – met cijfers en grafieken. Gebruik ook feitelijke informatie, zoals meldingen en klachten die zijn binnengekomen naar aanleiding van weersextremen. Je kunt ook denken aan het toepassen van moderne technieken, zoals Virtual Reality (VR), augmented reality en citizen sensing (het inzetten van burgers). Bespreek met de belanghebbenden of ze deze feitelijke informatie en de kwetsbaarheden herkennen en doe dit bij voorkeur tijdens een interactieve sessie of bijeenkomst in het betreffende gebied.

Urgentie benoemen
Het afwegen van de kwetsbaarheden draait om de volgende vragen: hoe urgent is de kwetsbaarheid voor de vier klimaatthema’s (hitte, droogte, wateroverlast en overstromingsrisico’s) en welk risico lopen we? Je spreekt met elkaar af welke schade in jouw gebied acceptabel is, en welke niet. Of je constateert dat je nog onvoldoende weet om dit te kunnen bepalen en besluit dat nader onderzoek nodig is. Tenslotte probeer je op hoofdlijnen helder te krijgen welke oplossingen er mogelijk zijn, en welke partij de maatregelen kan en wil nemen om onacceptabele schade en overlast te voorkomen. Verwachtingenmanagement is hierbij noodzakelijk. Als overheid alleen los je niet alle problemen op! Iedereen moet zijn steentje bijdragen.

Gedeeld beeld bereiken
De deelnemers bediscussiëren, vullen aan en bespreken de onderwerpen opnieuw. Doel is om te komen tot een gedeeld beeld met geaccepteerde opvattingen over de feiten. De deelnemers aan een risicodialoog hoeven het niet volledig met elkaar eens te worden. Ze hoeven elkaar niet te overtuigen. Het gaat erom dat de deelnemers uiteindelijk samen overeenkomen in welke gevallen sprake is van een gedeeld beeld, zoals een gezamenlijke opvatting over (urgente) kwetsbaarheid. Ook het afwegen van de feiten is voor iedere belanghebbende anders, en hangt af van zijn of haar belang en situatie.

Bewustwording creëren
Niet altijd zijn alle deelnemers zich al bewust van de problematiek rondom klimaatverandering: de kwetsbaarheden, de mogelijke gevolgen voor henzelf – bijvoorbeeld in de vorm van economische schade – en evenmin van hun rol in het proces. In dat geval draait een risicodialoog vooral om bewustwording. Breng de problematiek onder de aandacht, bijvoorbeeld tijdens bijeenkomsten, evenementen en locatiebezoeken. En maak daarbij gebruik van kaarten (stresstesten), ondersteund door getallen (klimaatopgaven) en andere visuele middelen (foto’s, video’s).

De risicodialoog draait om het realiseren van een gedeeld probleembesef en het samen bespreken van oplossingen. Daarbij is het van belang om te bouwen aan het onderlinge vertrouwen tussen de partijen en het verkrijgen van begrip voor elkaars standpunten. Dit vraagt om een goede begeleiding van de dialoog. Ga op zoek naar een procesbegeleider of een klimaatregisseur; iemand die vertrouwen geniet en in staat is om leiding te geven aan de bijeenkomsten en werksessies van een risicodialoog.

Houd rekening met de diversiteit van de deelnemers aan de risicodialogen. Niet iedere partij heeft dezelfde positie of hetzelfde belang. Heb begrip voor elkaar door naar ieders verhaal of behoefte te luisteren. Sluit zo veel mogelijk aan op de leefwereld van de deelnemers (wat speelt er bij hen, waar zitten ze mee, wat vinden ze belangrijk). Deze aansluiting maakt het makkelijker om deelnemers te koppelen aan verantwoordelijkheden en activiteiten.

Het is onmogelijk om alle geïdentificeerde kwetsbaarheden voor klimaateffecten (tegelijkertijd) aan te pakken. Daarom is het van belang om te komen tot een gezamenlijke afweging en prioritering. Daarbij gaat het om twee vragen: welke risico’s worden geaccepteerd – bijvoorbeeld omdat de kans of schade gering is of omdat de aanpak te kostbaar is – en welke niet?

Het wegen of analyseren van de risico’s gebeurt door ze te objectiveren. Daarvoor zijn diverse methoden beschikbaar, zoals een risico-tolerantiematrix en risicodiagrammen. Het kan ook heel pragmatisch: de deelnemers geven op een poster aan welke risico’s zij wel of niet acceptabel vinden en gaan erover met elkaar in gesprek. De kern is het indelen van de kwetsbaarheden op 'impact' door de kans en het gevolg te bepalen en vervolgens in kaart te brengen hoe ze zich tot elkaar verhouden. ‘Gevolg’ kan bestaan uit diverse indicatoren, zoals slachtoffers en economische schade (handige tool: NKWK klimaatschadeschatter).

Klimaatrisico’s kunnen worden vertaald naar economische schade, vermeden kosten en baten. Daartegenover staan de investeringskosten die nodig zijn om de schade te beperken. Met behulp van een risico-kostenanalyse ga je op zoek naar de optimale balans tussen investeringskosten en de te verwachten economische schade. In zo’n analyse is nog geen rekening gehouden met de maatschappelijke baten van klimaatadaptatiemaatregelen. Bij een klimaatbestendige inrichting wordt (extra) geïnvesteerd in maatregelen. De baten die hierdoor ontstaan, kunnen twee tot vier keer meer opleveren dan de investering. Denk daarbij aan nieuwe arbeidsplaatsen, economische ontwikkelkansen en een toename van de waarde van woningen.

Als overlast en schade vaker voorkomen, kan dat leiden tot emotionele reacties van boze of bezorgde burgers. Niets lijkt dan meer acceptabel. Het is echter nooit 100 procent te voorkomen dat het mis gaat. Een zeker restrisico moet worden geaccepteerd. Deze infographic van de verzekeraars laat zien welke klimaatschades verzekerbaar zijn.

De gevolgen van klimaatverandering kunnen leiden tot keteneffecten, vooral door het uitvallen van vitale en kwetsbare functies. Een woonwijk bijvoorbeeld kan droge voeten houden en tegelijkertijd toch schade oplopen door het tijdelijk uitvallen van de elektriciteit, omdat in de regio een stroomverdeelstation is overstroomd.

‘Meekoppelkansen benutten’ is een van de 7 ambities in het Deltaplan Ruimtelijke adaptatie. In het uitvoeren van ruimtelijke maatregelen gaat het eigenlijk bijna altijd om meekoppelen: het actief zoeken naar haakjes voor adaptatiemaatregelen en daarbij goed vooruit kijken naar fysieke maatregelen in de ruimte.

“De opgave van het deltaprogramma is niet alleen een technische of een bestuurlijke, maar vooral ook een ruimtelijke. De grote uitdaging is om bij alle ruimtelijke plannen volop rekening te houden met de wateropgave en het veranderende klimaat” – Peter Glas, Deltacommissaris

Tijdens de risicodialoog komen meekoppelkansen in beeld door het inventariseren van andere opgaven, projecten en plannen in je gebied. Spelen er ruimtelijke ontwikkelingen, zoals de woningbouwopgave, een reconstructie van de infrastructuur of het onderhoud van wegen? Of wordt er gewerkt aan andere opgaven (de energietransitie, gasloze wijken, de landbouwtransitie) of thema’s (ouderenzorg en hitte)? Spelen er kwesties als bodemdaling in Gouda of aardbevingen in (oost) Groningen?

Je kunt meekoppelkansen benutten door ze af te stemmen met andere publieke sectoren, maar ook door op zoek te gaan naar de samenhang met (ruimtelijke) plannen van derden. Denk aan de meerjaren-onderhoudsplanning (MJOP) of het gemeentelijk rioleringsplan (GRP). Er zijn ook meekoppelkansen bij andere beleidsontwikkelingen, zoals de Omgevingsvisie.

Het identificeren en benutten van kansen wordt versterkt door vanaf de start van een risicodialoog gebruik te maken van bestaande overlegstructuren van andere sectoren of themagebieden. Betrek je collega´s die werkzaam zijn op andere beleidsterreinen bij het gesprek en stel open vragen (“welke opgave speelt hier?”). Ook kun je de deelnemers aan een risicodialoog vooraf verzoeken te inventariseren welke potentiële meekoppelkansen zij binnen hun organisatie zien. Het is belangrijk dat zij goed weten wat er in hun omgeving speelt of waar hun collega’s zich mee bezighouden.

Ook inzicht in (ruimtelijke) plannen van derden, zoals het recreatieschap of woningcorporaties, of wensen van bewoners biedt kansen om mee te koppelen. Start bij de grote private partijen en stel open vragen, zoals: “waar zit de energie?”, “waar zijn ontwikkelingen gepland?”. Probeer te achterhalen wat de planning is van onderhoud, beheer en (her)ontwikkeling. Op deze manier kan een samenhang worden bepaald tussen de verschillende agenda´s van zowel publieke als private partijen. Bij het uiteindelijk afwegen en prioriteren van kwetsbaarheden en meekoppelkansen kan je meenemen of de plannen al wel of niet begroot of prioritair zijn.

Voor de onacceptabele risico’s, oftewel de risico’s die je wilt beheersen, is het van belang gezamenlijk te bepalen wat daarvoor nodig is (welke maatregelen en kosten) en wie daarbij betrokken zijn. In deze fase is het een globale inventarisatie van mogelijke maatregelen, door wie die genomen kunnen worden, en de benodigde financiering, tijd en capaciteit. Dit is dus nog niet de fase van het daadwerkelijk nemen van besluiten over maatregelen of het toedelen van de verantwoordelijkheid daarvoor.

Geen spijt-maatregelen kan je, wanneer je die tegenkomt, tijdens de dialoog al op een actiebord schrijven en toewijzen. Of zelfs al starten met de uitvoering!

Voorbeeld
De gemeente Zwolle heeft haar gebied ingedeeld in 55 deelgebieden of wijken op basis van waterscheidingen in het (hemel)watersysteem, hoogteligging van het maaiveld en wijktypologieën. Deze deelgebieden zijn vervolgens geprioriteerd op basis van de klimaatstress-opgaven (wateroverlast, hitte, droogte en overstromingsrisico’s). Op de korte termijn start Zwolle met verdiepende risicodialogen in de top-vijf van aandachtsgebieden.

Strategische keuzes geven richting aan het bereiken van een waterrobuuste en klimaatbestendige inrichting. Hierbij gaat het vooralsnog om het op hoofdlijnen bepalen hoe de optimale aanpak van de kwetsbaarheden, en de mogelijkheid tot meekoppelen, eruit gaat zien. Het gaat hierbij om het bepalen van de korte- als de langetermijnambities en het handelingsperspectief van alle deelnemers.

Voorbeeld
Het bestuur van de luchthaven Schiphol heeft op basis van een verdiepende stresstest en verschillende risicoanalyses een eigen beschermingsniveau tegen hemelwateroverlast vastgesteld, met de bijbehorende hemelwateropgave. Verstoring van de bedrijfsprocessen (passagiers, vliegtuigen, bagage) door hemelwateroverlast wordt beschouwd als een van de grootste risico’s. Daarom werkt de luchthaven aan de implementatie van Waterrobuust Schipholbeleid. Bovendien draagt dit bij een duurzaam imago van de luchthaven.

Samen met de bestuurders en overige stakeholders ga je op zoek naar de optimale route om de genoemde ambities te bereiken. Belangrijk is hierbij het afwegen van prioriteiten, het opstellen van verschillende oplossingsrichtingen en de planning daarvan in de tijd. Wat moet je minimaal doen (need to have) versus ‘wat is mooi als het ook nog kan’ (nice to have), en wat zijn eventuele geen-spijt-maatregelen?

De basis voor de strategische keuzes en inzet heb je meegekregen van je bestuurder in de (interne) voorbereiding van een risicodialoog, of ligt deels vast in coalitieakkoorden, bestaande uitvoerings- of gebiedsagenda’s of beheer- en onderhoudsagenda’s. Ook de (meerjaren)begroting speelt een belangrijke rol, evenals de (voorbereidings)tijd die nodig is voor maatregelen.

Bij het maken van de gezamenlijk strategische keuzes is het belangrijk om te weten of bij de verschillende betrokken stakeholders, inzet (budget en tijd/capaciteit) beschikbaar zijn in de juiste periode. En is men bereid dit aan te wenden voor het behalen van de ambities?

Bij het bepalen van de benodigde inzet maak je onderscheid tussen ambtelijke inzet, procesleider/ facilitator, expert klimaatadaptatie, informatie-GIS-specialist, communicatieadviseur en financieel adviseur. De benodigde externe ondersteuning is mede afhankelijk van de onderdelen die ‘in huis’ worden uitgevoerd of gecombineerd in werkregio-verband.

Klimaatbestendig inrichten kunnen overheden niet alleen. Eigenaren van private terreinen moeten immers ook klimaatadaptieve maatregelen nemen. Een integrale gebiedsgerichte aanpak komt alleen tot stand als er sprake is van betrokkenheid bij alle belanghebbenden en een gevoel ontstaat van gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het uiteindelijke resultaat. Dat heet ‘gedeeld eigenaarschap’.

Je kunt gedeeld eigenaarschap bereiken door de belanghebbenden in een vroeg stadium bij elkaar te brengen en ervoor te zorgen dat dit gebeurt in een gelijkwaardige verhouding. Dit leidt tot beter op elkaar afgestemde strategische keuzes. Doordat die strategische keuzes in een vroeg stadium gezamenlijk worden bepaald, is de kans groter dat de belanghebbenden de keuzes ook met elkaar willen en kunnen uitvoeren.

Je kunt de deelnemers van de risicodialoog ondersteunen bij het bereiken van een ‘goede samenwerking’, met behulp van vaste en flexibele componenten. Vaste componenten zijn bijvoorbeeld de ontwikkeling van een gezamenlijke klimaatadaptatiestrategie of uitvoeringsprogramma. Flexibele componenten zijn onder meer de rolbepaling in een samenwerking en –vervulling van deelnemende organisaties, het bevorderen van een lerende houding bij de deelnemers en het samenstellen van succesvolle teams.

De kunst is om alle partijen gedurende het proces van de risicodialogen actief betrokken te krijgen en houden. Dit vergt van de organisatoren en facilitators van een risicodialoog dat men hier oog voor heeft en tijd in investeert. Wellicht is het soms nodig om één-op-één- gesprekken met belanghebbenden te voeren om hen (weer) betrokken te krijgen bij de risicodialoog, of moet een bestuurlijke weg bewandeld worden om een partij verantwoordelijkheid te laten nemen.

Aandacht voor gedeeld eigenaarschap is cruciaal, zowel bij de voorbereiding, het bepalen welke belanghebbenden aan tafel komen, als bij het bepalen van de strategie. In feite gaat het bij gedeeld eigenaarschap over het creëren van betrokkenheid en een gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Als deelnemers aan een dialoog een handelingsperspectief hebben (het risico wordt lokaal inderdaad kleiner door een groen dak te plaatsen of de tuin te ontharden), zijn zij eerder geneigd om in actie te komen. Wat nodig is om iemand betrokken en actief te houden, is voor iedere stakeholder verschillend.