Fase 3: keuzes vastleggen

In fase 3 werk je toe naar besluitvorming over ambitieniveaus en richtinggevende keuzes over hoe je je gebied klimaatbestendiger maakt. Het kan zijn dat je meerdere dialogen moet voeren om tot besluitvorming te komen en draagvlak te creëren. Ook kan het zijn dat je besluiten moet nemen op meerdere plekken, niveaus en binnen verschillende sectoren. Dat is afhankelijk van de opgave(s), gedeelde ambitie en strategische keuzes die je met elkaar maakt. Het uiteindelijke resultaat van deze fase is dat je deze strategische en gedeelde afspraken en besluiten (bestuurlijk) vastlegt en verankert op de juiste plekken en schaalniveaus. Op deze pagina lees je hoe je dat doet en vind je een canvas en mogelijke acties die je hierbij kunnen helpen.

Afbeelding canvas Keuzes vastleggen

Hoe leg je de keuzes vast?

Startpunt voor deze fase is het resultaat uit fase 2. Hierin heb je een gedeeld beeld vastgesteld van welke klimaatrisico’s wel en niet acceptabel zijn, tot welke ambitie(s) jullie zijn gekomen en welke richtinggevende keuzes jullie hebben gemaakt. In deze fase leg je deze strategische en gedeelde keuzes en afspraken (bestuurlijk) vast en veranker je ze op de juiste plekken en schaalniveaus. Dat kan bijvoorbeeld in een convenant, strategie, beleid of een omgevingsvisie. Maar het resultaat kan ook bestaan uit een 'menselijke veranderopgave' waarin je de besluiten of de impact ervan op verschillende organisatieonderdelen onder de aandacht brengt. Je bepaalt zelf hoe je de keuzes en afspraken vastlegt. Dit is afhankelijk van wat er in de regio, organisatie of sector past en nodig is. Ook hangt het af van hoe je de keuzes en afspraken in plannen wilt verankeren in de volgende DPRA-fase: uitvoeringsagenda opstellen.

Canvas

Je kunt het canvas op deze pagina gebruiken om de keuzes en afspraken vast te leggen die je tijdens het voeren van de dialogen hebt gemaakt. Het canvas helpt je om ideeën te structureren en duidelijk te communiceren met anderen. Onder het canvas staat een lijst met acties die bij deze fase passen. Als je op een actie klikt, vind je hierbij ondersteunende vragen en linkjes naar hulpmiddelen. De vragen kunnen je helpen om het canvas in te vullen. Dit kun je zelf doen of samen met partners.

Download het canvas 'Keuzes vastleggen' (jpg, 213 kB) (testversie)

Haal inspiratie uit de voorbeelden

Wil je een voorbeeld van hoe je het canvas ‘Keuzes vastleggen’ kunt invullen? Ga dan naar de voorbeeldcanvassen. Je vindt hier voorbeelden van hoe je dit canvas kunt invullen als gemeente, werkregio en provincie. Naast voorbeeldcanvassen ‘Keuzes vastleggen’ vind je hier ook voorbeeldcanvassen voor de andere twee fases.

Lijst met mogelijke acties

Hieronder vind je de lijst met mogelijke acties die passen bij deze fase. Je kiest zelf welke acties in jouw situatie relevant zijn om de gemaakte keuzes vast te leggen, en welke vragen en hulpmiddelen je hierbij kunt gebruiken. Ook bepaal je zelf hoe je elke actie in het canvas invult.

Fase 3: stem besluitvorming goed af met bestuurders

In fase 1 en 2 heb je bestuurlijk afgestemd welke bestuurlijke ambities er zijn en welke rollen passen bij jouw organisatie. In fase 3 stem je met bestuurders af of de gemaakte strategische afspraken en richtinggevende keuzes goed aansluiten bij deze ambities en rollen. Stem ook met je bestuurder(s) af of er voldoende bestuurlijk draagvlak is voor de voorstellen. En bespreek ook of er ook echt een bestuurlijk besluit nodig is om de gemaakte afspraken en keuzes vast te leggen. Verder kan het in bepaalde gevallen belangrijk zijn om te bedenken welk besluit op welk niveau en/of in welke sector genomen moet worden. Werkt een voorgestelde keuze ook door op andere schaalniveaus of sectoren? Dan moet je het misschien op meerdere niveaus of sectoren voorleggen, of misschien moet het besluit zelfs integraal genomen worden. Bedenk van tevoren in ieder geval goed welke stappen je het beste neemt om genoeg draagvlak te krijgen voor een voorgestelde keuze: wat is strategisch slim? Aan welke bestuurlijke tafels kun je een voorgestelde keuze voorleggen? Wanneer is een strategisch moment?

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Welke keuzes moeten bestuurlijk vastgesteld worden? Op welk niveau kunnen andere keuzes geadresseerd worden?
  • Werken de voorgestelde keuzes op andere schaalniveaus of in andere sectoren door? Zo ja, hoe?
  • Op welk schaalniveau of in welke sector moet welke keuze vastgesteld worden? Bij welke stakeholder of stakeholders precies?
  • Moet er voor een voorgestelde keuze nog (politiek) draagvlak komen? Wat zijn (mogelijk) gevoelige onderwerpen? Hoe kun je draagvlak voor je voorstel creëren?
  • Als een keuze moet worden vastgesteld aan verschillende (bestuurlijke) tafels, hoe zorg je er dan voor dat dit effectief gebeurt?
  • Hoe leg je de voorgestelde keuzes voor en hoe organiseer je de besluitvorming? En hoe doe je dit als er meerdere tafels zijn?
  • Wat moet iedere bestuurder weten om tot besluitvorming te kunnen komen? Denk bijvoorbeeld aan financiën, effect en inzet(verdeling).
  • Hoe, wanneer en met wie communiceer je over de besluiten die er bestuurlijk genomen zijn?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

  • Gebruik werkvormen en modellen die besluitvorming kunnen ondersteunen, zoals het BOB-model. BOB staat voor Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming.
  • NSOB-rollen: De Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) heeft 4 mogelijke rollen voor de overheid beschreven. Bespreek welke rol jouw organisatie kan spelen.
  • Overzicht van werkregio’s en contactgegevens per werkregio: Raken voorgestelde besluiten ook andere werkregio’s of overheden op hogere of lagere schaalniveaus? Gebruik dan dit overzicht om de contactpersonen van deze werkregio’s te benaderen.

Fase 3: leg besluiten en afspraken schriftelijk vast

Heb je genoeg informatie over de inhoudelijke afspraken en besluiten? Leg de afspraken dan op de juiste plekken vast. Stem ze ook op elkaar af als er meerdere schaalniveaus of sectoren bij betrokken zijn. Je kunt de afspraken op verschillende manieren vastleggen, bijvoorbeeld in een adaptatiestrategie, convenant, omgevingsvisie, of door ze in regelgeving of andere beleidsinstrumenten mee te nemen. Dit hoeft trouwens nog niet tot in detail. Het gaat erom dat je de strategische keuzes vastlegt. De concrete invulling hiervan, zoals afspraken over wie wat wanneer doet, kun je vastleggen in de uitvoeringsagenda of in een programma onder de omgevingswet. Houd ook goed bij waar de gemaakte afspraken landen en doorwerken, en monitor de voortgang ervan.

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Waar, op welk schaalniveau en binnen welke sector, werken de genomen besluiten door? Wie staat daarvoor aan de lat?
  • Welke besluiten of afspraken moeten tussen schaalniveaus afgestemd worden? Waar kun je elkaar versterken of waar kunnen belangen botsen?
  • Welke partij kan welke instrumenten inzetten om genomen besluiten vast te leggen?
  • Waar leg je genomen besluiten vast? Bijvoorbeeld in richtlijnen, normen, beleidsinstrumenten, een strategie, convenant, omgevingsprogramma, omgevingsvisie of omgevingsplan?
  • Hoe communiceer je de genomen besluiten met of binnen de organisaties die erbij betrokken zijn?
  • Hoe kom je aan de financiële middelen en capaciteit die je nodig hebt? En hoe zorg je ervoor dat je deze effectief inzet en behoudt?
  • Hoe zorg je ervoor dat de gemaakte keuzes en afspraken ook echt worden uitgevoerd en nageleefd? En hoe houd je de voortgang bij?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

Fase 3: Bereid je voor op het opstellen van de uitvoeringsagenda

Heb je een strategie of een ander visiedocument opgesteld? Dan kun je beginnen met de voorbereiding van de uitvoeringsagenda. Daarin vertaal je de genomen besluiten naar concrete plannen, projecten, maatregelen of acties. Aan het eind van de risicodialoogfase kun je hier dus al over in gesprek gaan met de partners. Je kunt bijvoorbeeld alvast in beeld brengen wat er in de uitvoeringsagenda uitgewerkt of vastgelegd moet worden. En je kunt met elkaar bespreken wat je daarvoor nodig hebt aan kaders en/of richtinggevende documentatie, zoals in ieder geval het document waarin je de gemaakte afspraken hebt vastgelegd.

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Wat kan er in aanloop naar de uitvoeringsagenda voorbereid worden?
  • In welke plannen wil je genomen besluiten tot uitvoering laten komen?
  • Hoe kunnen besluiten naar maatregelen of acties vertaald worden?
  • Wie is waarvoor verantwoordelijk in de uitvoeringsfase en op welk schaalniveau?
  • Hoe en met wie is samenwerking in de uitvoeringsfase wenselijk?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

Ervaring met risicodialoog?

Ben je op zoek naar tips? Of heb je zelf ervaring met het voeren van risicodialogen en wil je tips delen? Ga dan naar Ervaringen uit de praktijk.