Vraag en antwoord index

Fase 3: stem besluitvorming goed af met bestuurders

In fase 1 en 2 heb je bestuurlijk afgestemd welke bestuurlijke ambities er zijn en welke rollen passen bij jouw organisatie. In fase 3 stem je met bestuurders af of de gemaakte strategische afspraken en richtinggevende keuzes goed aansluiten bij deze ambities en rollen. Stem ook met je bestuurder(s) af of er voldoende bestuurlijk draagvlak is voor de voorstellen. En bespreek ook of er ook echt een bestuurlijk besluit nodig is om de gemaakte afspraken en keuzes vast te leggen. Verder kan het in bepaalde gevallen belangrijk zijn om te bedenken welk besluit op welk niveau en/of in welke sector genomen moet worden. Werkt een voorgestelde keuze ook door op andere schaalniveaus of sectoren? Dan moet je het misschien op meerdere niveaus of sectoren voorleggen, of misschien moet het besluit zelfs integraal genomen worden. Bedenk van tevoren in ieder geval goed welke stappen je het beste neemt om genoeg draagvlak te krijgen voor een voorgestelde keuze: wat is strategisch slim? Aan welke bestuurlijke tafels kun je een voorgestelde keuze voorleggen? Wanneer is een strategisch moment?

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Welke keuzes moeten bestuurlijk vastgesteld worden? Op welk niveau kunnen andere keuzes geadresseerd worden?
  • Werken de voorgestelde keuzes op andere schaalniveaus of in andere sectoren door? Zo ja, hoe?
  • Op welk schaalniveau of in welke sector moet welke keuze vastgesteld worden? Bij welke stakeholder of stakeholders precies?
  • Moet er voor een voorgestelde keuze nog (politiek) draagvlak komen? Wat zijn (mogelijk) gevoelige onderwerpen? Hoe kun je draagvlak voor je voorstel creëren?
  • Als een keuze moet worden vastgesteld aan verschillende (bestuurlijke) tafels, hoe zorg je er dan voor dat dit effectief gebeurt?
  • Hoe leg je de voorgestelde keuzes voor en hoe organiseer je de besluitvorming? En hoe doe je dit als er meerdere tafels zijn?
  • Wat moet iedere bestuurder weten om tot besluitvorming te kunnen komen? Denk bijvoorbeeld aan financiën, effect en inzet(verdeling).
  • Hoe, wanneer en met wie communiceer je over de besluiten die er bestuurlijk genomen zijn?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

  • Gebruik werkvormen en modellen die besluitvorming kunnen ondersteunen, zoals het BOB-model. BOB staat voor Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming.
  • NSOB-rollen: De Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) heeft 4 mogelijke rollen voor de overheid beschreven. Bespreek welke rol jouw organisatie kan spelen.
  • Overzicht van werkregio’s en contactgegevens per werkregio: Raken voorgestelde besluiten ook andere werkregio’s of overheden op hogere of lagere schaalniveaus? Gebruik dan dit overzicht om de contactpersonen van deze werkregio’s te benaderen.

Fase 3: leg besluiten en afspraken schriftelijk vast

Heb je genoeg informatie over de inhoudelijke afspraken en besluiten? Leg de afspraken dan op de juiste plekken vast. Stem ze ook op elkaar af als er meerdere schaalniveaus of sectoren bij betrokken zijn. Je kunt de afspraken op verschillende manieren vastleggen, bijvoorbeeld in een adaptatiestrategie, convenant, omgevingsvisie, of door ze in regelgeving of andere beleidsinstrumenten mee te nemen. Dit hoeft trouwens nog niet tot in detail. Het gaat erom dat je de strategische keuzes vastlegt. De concrete invulling hiervan, zoals afspraken over wie wat wanneer doet, kun je vastleggen in de uitvoeringsagenda of in een programma onder de omgevingswet. Houd ook goed bij waar de gemaakte afspraken landen en doorwerken, en monitor de voortgang ervan.

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Waar, op welk schaalniveau en binnen welke sector, werken de genomen besluiten door? Wie staat daarvoor aan de lat?
  • Welke besluiten of afspraken moeten tussen schaalniveaus afgestemd worden? Waar kun je elkaar versterken of waar kunnen belangen botsen?
  • Welke partij kan welke instrumenten inzetten om genomen besluiten vast te leggen?
  • Waar leg je genomen besluiten vast? Bijvoorbeeld in richtlijnen, normen, beleidsinstrumenten, een strategie, convenant, omgevingsprogramma, omgevingsvisie of omgevingsplan?
  • Hoe communiceer je de genomen besluiten met of binnen de organisaties die erbij betrokken zijn?
  • Hoe kom je aan de financiële middelen en capaciteit die je nodig hebt? En hoe zorg je ervoor dat je deze effectief inzet en behoudt?
  • Hoe zorg je ervoor dat de gemaakte keuzes en afspraken ook echt worden uitgevoerd en nageleefd? En hoe houd je de voortgang bij?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen:

Fase 3: Bereid je voor op het opstellen van de uitvoeringsagenda

Heb je een strategie of een ander visiedocument opgesteld? Dan kun je beginnen met de voorbereiding van de uitvoeringsagenda. Daarin vertaal je de genomen besluiten naar concrete plannen, projecten, maatregelen of acties. Aan het eind van de risicodialoogfase kun je hier dus al over in gesprek gaan met de partners. Je kunt bijvoorbeeld alvast in beeld brengen wat er in de uitvoeringsagenda uitgewerkt of vastgelegd moet worden. En je kunt met elkaar bespreken wat je daarvoor nodig hebt aan kaders en/of richtinggevende documentatie, zoals in ieder geval het document waarin je de gemaakte afspraken hebt vastgelegd.

Vragen

Voor deze actie kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Wat kan er in aanloop naar de uitvoeringsagenda voorbereid worden?
  • In welke plannen wil je genomen besluiten tot uitvoering laten komen?
  • Hoe kunnen besluiten naar maatregelen of acties vertaald worden?
  • Wie is waarvoor verantwoordelijk in de uitvoeringsfase en op welk schaalniveau?
  • Hoe en met wie is samenwerking in de uitvoeringsfase wenselijk?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze actie helpen: