Initiatieffase

In de initiatieffase bepaal je de scope: waar ga je het wel en niet over hebben tijdens de risicodialoog? Op deze pagina lees je hoe je de scope bepaalt en vind je hulpmiddelen die je hierbij kunnen helpen. Je kunt gebruikmaken van het canvas en de bouwstenen op deze pagina. Op basis van de bouwstenen kun je het canvas invullen. Je bepaalt zelf hoe en in welke volgorde je dit doet. De voorbeelden en tips en tricks kun je gebruiken ter inspiratie.

Hoe bepaal je de scope?

Door de scope te bepalen, schep je duidelijkheid voor stakeholders in waar de focus op komt te liggen. Daarvoor verzamel je bestaande informatie, zoals de resultaten van stresstesten, en kijk je wat er al gedaan en besloten is. Laat bij het bepalen en uitwerken van de scope je doelstelling leidend zijn. Een heldere scope bevordert gerichte en effectieve dialogen, waarmee je de kans op concrete en haalbare uitkomsten vergroot.

Resultaat initiatieffase

Het resultaat van de initiatieffase is een document waarin je de scope, verzamelde informatie en gemaakte keuzes vastlegt. Dit kan bijvoorbeeld in een canvas zoals hieronder, maar bijvoorbeeld ook in een routekaart, checklist of notitie. De vorm is vrij en afhankelijk van wat er past binnen jouw regio, organisatie of opgave. Je kunt dit document ook gebruiken om het bestuur te informeren of om de aanpak bestuurlijk vast te stellen, maar dat is niet noodzakelijk.

Canvas

Het canvas is een handig hulpmiddel om de initiatieffase te structureren. In het canvas vul je in wat je ter voorbereiding van een dialoog moet weten. Samen met de bouwstenen is het een handig hulpmiddel om ideeën te structureren en te communiceren met anderen. Invullen kun je zelf doen of samen met partners.

Download het canvas van de initiatieffase (jpg, 300 kB) (testversie)

Bouwstenen

De bouwstenen bieden handvatten om de initiatieffase in jouw regio zelf vorm te geven. Op basis van de bouwstenen kun je het canvas invullen. Je bepaalt zelf in welke volgorde je de bouwstenen doorloopt en welke je gebruikt. Door te klikken op het plusje voor een bouwsteen lees je meer over de bouwsteen en hoe je deze kunt vullen.

Initiatieffase: initiatiefnemers en medetrekkers identificeren

Voordat je start met het dialoogproces is het belangrijk om te identificeren welke andere partijen op vergelijkbare thema's aan dit proces beginnen. Om te voorkomen dat verschillende organisaties dezelfde dialogen voeren, is het handig om eerst met de verschillende initiatiefnemers af te stemmen wat binnen elke dialoog wordt opgepakt. Op lokaal niveau is doorgaans de gemeente aan zet. Op regionaal niveau is de werkregio een trekkende partij, vaak in combinatie met het waterschap, terwijl op bovenregionaal niveau de provincie een trekkende rol heeft.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

  • Overzicht van mogelijk te betrekken partijen

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Wat is de directe aanleiding voor jou en andere partijen om aan het dialoogproces te beginnen?
  • Welke stresstesten zijn al uitgevoerd en door wie?
  • Welke partijen maken beleid op relevante thema's?
  • Welke partijen hebben het meeste handelingsperspectief om klimaatrisico’s te verminderen?
  • Wie organiseren er nog meer risicodialogen, op welk schaalniveau en waarover?
  • Welk van deze partijen zijn formeel verantwoordelijk voor het beperken van (een deel van) de gevolgen of mogen hierover meebeslissen?
  • Voor welke thema's of opgaven ben jij aan zet en op welk schaalniveau wil je deze thema’s oppakken? Voor welke thema's zijn andere partijen
  • primair aan zet?

Initiatieffase: startpunt bepalen

Welke kennis is al beschikbaar over de gevolgen van klimaatverandering in jouw organisatie of gebied? En wat voor afspraken zijn er al gemaakt? In deze stap inventariseer je wat er al gedaan is, welke informatie wel en niet beschikbaar is en welke keuzes al gemaakt zijn binnen jouw organisatie of regio. Dat kan gedaan zijn tijdens voorgaande stresstesten en dialoogronden, onderzoeken, convenanten of beleidstrajecten. Ook kunnen er andere (maatschappelijke) ontwikkelingen zijn die raken aan klimaatadaptatie. Dit kun je bijvoorbeeld inventariseren met behulp van een (korte) evaluatie, beleids- of bureaustudie of belronde met betrokken partijen.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

  • Klimaateffectatlas – voor een eerste inzicht in de omvang van klimaatrisico’s in jouw organisatie of regio
  • Uitkomsten van eerdere stresstesten – voor een eerste inzicht in de omvang van klimaatrisico’s in jouw organisatie of regio
  • Visie of strategie klimaatadaptatie van jouw organisatie/regio – geeft de koers van jouw organisatie/regio aan
  • Uitvoeringsagenda van jouw organisatie/regio – geeft inzicht in de klimaatmaatregelen en –activiteiten die jour organisatie/regio mogelijk al heeft uitgevoerd
  • Menukaart hitte – geeft inzicht in doelen, maatregelen en tips voor hittebestendigheid
  • Deltaprogramma Ruimtelijke Adaptatie (DPRA) – landelijke aanpak op het gebied van klimaatadaptatie
  • Kamerbrief Water en Bodem Sturend – landelijke uitgangspunten over hoe om te gaan met water en bodem
  • Doelensystematiek en adaptatiepiramide – landelijke aanpak voor het opstellen van concrete doelen en maatregelen voor klimaatadaptatie
  • Landelijke maatlat groene klimaatadaptieve gebouwde omgeving – landelijke doelen, normen en richtlijnen voor klimaatbestendige nieuwbouw
  • Voor een volledig overzicht van alle hulpmiddelen kun je kijken op het Kennisportaal Klimaatadaptatie.

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Wat is er in de vorige ronde al gedaan? Zijn er stresstesten uitgevoerd, is er een strategie en uitvoeringsagenda opgesteld?
  • Wat heeft de vorige ronde opgeleverd? Bijvoorbeeld in relatie tot uitgevoerde projecten, aangepast beleid en tot hoe klimaatadaptatie is geland in de organisatie.
  • Welke (bovenregionale) stresstesten zijn recent uitgevoerd die je als startpunt kunt gebruiken?
  • Welke beleidskaders, normen etc. zijn er? Lokaal, regionaal en landelijk.
  • Met welke andere maatschappelijke ontwikkelingen moet je rekening houden? Denk aan raakvlakken met ruimtelijke ontwikkelingen, zoals
  • hernieuwing van de omgevingsvisie of uitvoering van projecten, of sectorspecifieke ontwikkelingen.
  • Welke analyses uit andere programma’s kun je gebruiken? Denk aan analyses uit het Deltaprogramma Zoet Water op bovenregionaal niveau of regionale analyses van natuur en biodiversiteit
  • Welke ondersteunende tools en instrumenten zijn er?

Initiatieffase: bestuurlijke kaders ophalen

Door al vroeg te verkennen wat bestuurlijke wensen en ambities zijn, kun je beter de verwachtingen managen tijdens de dialoog. Bestuurlijke wensen en ambities kunnen deels uit coalitieakkoorden, omgevingsvisies etc. duidelijk worden. Maar het is aan te raden ook de bestuurder en/of ambtelijk opdrachtgever vroegtijdig mee te nemen, om draagvlak te creëren en vanaf het begin de juiste richting in te slaan. Hierbij is ook de timing van de dialogen belangrijk: hoe sluiten ze aan op belangrijke (politieke) processen, zoals verkiezingen of nieuwe beleidsontwikkelingen?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

  • NSOB model om te bespreken welke rol jouw organisatie of regio kan pakken
  • Visie of strategie klimaatadaptatie van jouw organisatie/regio – geeft de koers van jouw organisatie/regio aan

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Welke bestuurders zijn belangrijk om in een vroeg stadium te betrekken? Dit kunnen zowel bestuurders uit jouw eigen organisatie zijn als bestuurders van andere organisaties/bestuurlijke tafels, afhankelijk van het schaalniveau waarop de dialogen gevoerd worden.
  • Hoe (vaak) willen de bestuurders betrokken worden tijdens het proces? Zowel de bestuurders die klimaatadaptatie in hun portefeuille hebben als de bestuurders die dit niet hebben
  • Is er bestuurlijk al een voorkeur uitgesproken voor de rol die jouw organisatie of regio kan pakken bij het uitwerken van klimaatadaptatieplannen?
  • Zijn er al bestuurlijke doelen of kaders geschetst in bestaand beleid?
  • Hebben deze bestuurders al een bepaalde visie op het gebied van klimaatadaptatie?
  • Zijn deze bestuurders bereid om budget vrij te maken voor (het realiseren van de visie op) klimaatadaptatie?

Initiatieffase: doel dialogen definiëren

Door aan te geven welk doel of welke doelen je voor de dialoogfase voor ogen hebt, stel je een duidelijke scope en kun je doelgericht te werk gaan. Ook kun je bijsturen als je je doelstelling niet lijkt te halen. Je kunt aan meerdere doelen voor de dialoogfase werken, elk met een eigen aanpak. De doelen kun je verdelen in vier categorieën:

  1. Intern draagvlak ontwikkelen, binnen eigen organisatie en bij medeoverheden
  2. Ambities en concrete doelen bepalen voor klimaatadaptatie
  3. Netwerk vormen, samenwerken en gedragen afspraken maken over verantwoordelijkheden
  4. Extern draagvlak ontwikkelen, bijvoorbeeld bij inwoners en ondernemers

De bouwstenen ‘startpunt bepalen’ en ‘bestuurlijke kaders ophalen’ leveren belangrijke informatie op om invulling te geven aan deze stap.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

  • Visie of strategie klimaatadaptatie van jouw organisatie/regio – om te bepalen voor welke doelen de vorige DPRA-ronde al stappen zijn gezet en waar deze ronde meer nadruk op moet komen te liggen

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Wat wil je bereiken met het doorlopen van de risicodialoogfase? Dit kunnen ook meerdere doelen zijn.
  • Wat voor type eindresultaat heb je voor ogen (bv. notitie, strategie, samenwerkingsovereenkomst)? Hoe verhoudt dit resultaat zich tot de uitvoeringsagenda, die na de dialogen opgesteld moet worden?
  • Wie zijn de belangrijkste doelgroepen voor het eindproduct?
  • Hoe moeten deze doelgroepen het eindproduct gebruiken?

Initiatieffase: thema’s kiezen

Weet je welke informatie er al beschikbaar is en welke bestuurlijke kaders er zijn? Dan is de volgende stap om te bepalen over welke thema’s de risicodialogen gaan. Aan welke thema's werk je deze ronde vooral, en waar werk je niet of minder aan? Dit hangt onder meer af van wat er al aan klimaatadaptatie is gebeurd in de eerste DPRA-ronde en wat de resultaten zijn van de stresstesten. Op bovenregionaal niveau ligt de nadruk bijvoorbeeld op wateroverlast en gevolgbeperking overstromingen. Het is belangrijk om de gekozen thema’s vooraf vast te leggen en hier transparant over te zijn, zodat geen verkeerde verwachtingen ontstaan.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

  • Doelensystematiek en adaptatiepiramide – kan gebruikt worden om inzicht te krijgen op welke niveaus van de adaptatiepiramide voor de verschillende
  • thema’s al stappen gezet zijn en waar deze ronde meer nadruk op moet komen te liggen
  • NAS adaptatietool – om beter inzicht te krijgen in de klimaateffecten per thema

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Welke thema’s zijn voor mijn organisatie het meest relevant? Dit kan zijn omdat de risico’s uit deze thema’s de meeste impact hebben in jouw regio en op jouw organisatie, maar bijvoorbeeld ook omdat bepaalde thema’s aansluiten bij bestaande strategieën of plannen binnen jouw
  • Zijn er specifieke lokale of regionale fysieke uitdagingen die invloed hebben op de keuze van thema’s?
  • Zijn er specifieke lokale of regionale uitdagingen in de samenwerking tussen belangrijke partijen die invloed hebben op de keuze van thema’s?
  • Welke thema’s zijn tijdens de vorige ronde nog niet (voldoende) behandeld? Zie ook bouwsteen ‘startpunt bepalen’.

Initiatieffase: schaal bepalen

Bepaal op welke schaal je risicodialogen gaat voeren: op lokaal, regionaal en/of bovenregionaal niveau. Risicodialogen kunnen plaatsvinden op lokaal, regionaal of bovenregionaal schaalniveau. Ook kunnen risicodialogen binnen een organisatie worden uitgevoerd op het eigen areaal aan objecten. Elk schaalniveau heeft zijn eigen dynamiek, voordelen en uitdagingen. Door op het juiste schaalniveau te werken aan verschillende klimaatrisico’s kan er effectiever en gerichter gewerkt worden aan oplossingen van het juiste niveau en kunnen de maatregelen geformuleerd worden voor en door de juiste stakeholders.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Welk schaalniveau past het beste bij de verantwoordelijkheden van de geïnventariseerde initiatiefnemers?
  • Hoe zijn de betrekken stakeholders (zie bouwsteen 7) georganiseerd en op welke gebieden richten zij zich?
  • Op welk schaalniveau zijn de klimaatrisico’s het meest relevant en hoe hangen deze ruimtelijk samen? Lokaal, werkregioniveau of bovenregionaal?
  • Op welk schaalniveau moeten we ons richten om de gekozen thema’s effectief aan te pakken?
  • Welk schaalniveau past het beste bij het doel en beoogde eindproduct(en)?

Initiatieffase: dialogen in beeld brengen

Bepaal in welke vorm je de dialogen gaat voeren en hoe je ze op elkaar afstemt. Je kunt een dialoog op verschillende manieren voeren. Stem de vorm af op het doel van je dialoog. Een dialoog kan bedoeld zijn om te inspireren, met bijvoorbeeld interactie aan de hand van een presentatie. Een dialoog kan ook juist gericht zijn op het ophalen van input, waarbij co-creatie meer centraal staat, zoals tijdens een workshop. De dialogen kunnen gericht zijn op specifieke thema’s of juist gericht zijn op (één van) de verschillende doelen die jullie geformuleerd hebben (zie bouwsteen 4). Dialogen kunnen in plenaire vorm worden georganiseerd met meerdere partijen samen of juist in kleiner verband. Een dialoog kan ook onderdeel zijn van een groter traject, zoals het opstellen van een omgevingsvisie. Elke dialoogvorm heeft eigen karakteristieken die passen bij verschillende doelen en doelgroepen maar ook bij de mate van eerdere betrokkenheid, bestaande afstemmingsverbanden en eventuele gevoeligheden. Zie de bouwsteen ‘dialogen voeren’ in de dialoogfase wat voor aspecten je tijdens een dialoog kunt behandelen, welke hulpmiddelen er zijn en welke vragen je kunt stellen. Dialogen kunnen elkaar ook aanvullen en naast elkaar lopen. Kijk daarom goed naar welk doel je wilt bereiken, welke dialoogvorm hier het beste bij aansluit en in welke volgorde je de dialogen voert. Start je met dialogen per thema of begin je breder en verdiep je daarna? Betrek je alle stakeholders of groepeer je stakeholders?

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Welk doel heb je voor de dialoogfase als geheel geïnventariseerd?
  • Hoe dragen de dialogen bij aan dit doel? a.w., wat is het doel van de dialoog zelf?

  • Voer je de dialoog per thema of bespreek je meerdere thema’s samen?

Initiatieffase: stakeholders in beeld brengen

Betrek de juiste stakeholders bij de risicodialoog. Door meerdere partijen te betrekken, komen verschillende perspectieven op risico’s en oplossingsrichtingen aan bod. Ook zullen verschillende stakeholders een bijdrage kunnen leveren op klimaatrisico’s te verminderen en moeten er dus afspraken worden gemaakt over ieders wensen en inzet. Niet elke stakeholder hoeft een actieve rol te spelen tijdens de dialoogfase. Voor sommige stakeholders is het voldoende om geïnformeerd te worden of mee te denken in plaats van mee te werken. Zorg in ieder geval dat je de rol van alle stakeholders in beeld brengt (bv. Met een stakeholderdiagram) en met hen afstemt over hun betrokkenheid in bijvoorbeeld een ronde verkennende gesprekken.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Voor welke opgaven kunnen we zelf ambities en doelen bepalen en voor welke opgaven hebben we andere stakeholders nodig om tot een gezamenlijke ambitie en doelen te komen?
  • Welke stakeholders hebben handelingsperspectief om klimaatrisico’s te verminderen?
  • Welke rol wil elke stakeholders met handelingsperspectief spelen om klimaatrisico’s te verminderen?
  • Welke rol geven we aan de stakeholders met geen of beperkt handelingsperspectief om klimaatrisico’s te verminderen?
  • Welke initiële verwachtingen hebben de verschillende stakeholders en hoe gaan we hiermee om?
  • Wat doen we om verschillende stakeholders te (blijven) betrekken tijdens de risicodialogen?

Initiatieffase: verantwoordelijkheden vastleggen

Stel samen vast wie wat gaat doen tijdens de dialoogfase. Dat kan zowel ambtelijk als bestuurlijk. In de dialoogfase worden de dialogen gevoerd, inclusief een organisatorische, procesmatige en inhoudelijke voorbereiding (zie bijbehorende bouwstenen in de dialoogfase). In de initiatieffase baken je de scope af en stel je samen vast wat de aanpak voor de dialoogfase is. Dit kan zowel ambtelijk als bestuurlijk. Zo is voor iedereen duidelijk wat de vervolgstappen zijn en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Hierdoor ontstaat er eigenaarschap voor de verschillende taken, vergroot je betrokkenheid en creëer je duidelijke verwachtingen. Hiermee vergroot je ook de kans dat de planning gevolgd kan worden en voorkom je dat partijen meeliften op het werk van anderen. Als trekker is het belangrijk om de uitvoering van de taken te monitoren.

Hulpmiddelen

De volgende hulpmiddelen kunnen je bij deze bouwsteen helpen:

  • Gebruik de invulcanvassen om een overzicht te maken van alle resultaten uit de Dit format kun je vastleggen samen met betrokken stakeholders

Hulpvragen

Voor deze bouwsteen kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Welke specifieke taken moeten worden uitgevoerd in de dialoogfase?
  • Wie zijn de betrokken stakeholders (zie bouwsteen: stakeholders in beeld brengen) en hoe kunnen we de verantwoordelijkheden voor de dialoogfase het beste verdelen onder de verschillende stakeholders?
  • Wie monitort of de taken voor de dialoogfase worden uitgevoerd?
  • Welke middelen, capaciteit of ondersteuning hebben stakeholders nodig om hun taken voor de dialoogfase effectief uit te voeren?

Voorbeelden canvas

Op de pagina met voorbeelden zie je hoe je een canvas voor de initiatieffase kunt invullen. Je kunt dit bekijken voor een gemeente, werkregio en provincie. Naast canvassen voor de initiatieffase vind je hier ook voorbeelden van canvassen voor de andere twee fases.

Tips en Tricks

Op basis van kennis en ervaringen uit de praktijk met risicodialogen vind je op deze pagina verschillende tips en tricks.