Voorbereiden van een risicodialoog

De voorbereiding van de risicodialoog hangt af van het schaalniveau (regio, stad/dorp, landelijk gebied, of wijk) waarop je de dialoog gaat voeren. Ook maak het uit of het om een interne of externe risicodialoog gaat. Bovendien speelt ook het doel van de risicodialoog een rol (bewustwording creëren, wijkaanpak formuleren, strategie bepalen).

"Het risicodialoogproces vraagt om andere vaardigheden dan het uitvoeren van een stresstest; hiervoor zijn medewerkers van gemeenten en waterschappen nodig die de taal spreken van bewoners" - Hugo Gastkemper, directeur Stichting RIONED

Om de dialoog te kunnen voeren is een goed beeld nodig van de kwetsbaarheden en kansen in het gebied en van wie of wat geraakt wordt door de weersextremen. Daarnaast is ook een aansprekende en inspirerende locatie en een goede (externe) begeleiding essentieel.

Checklist
Ter voorbereiding op het voeren van een risicodialoog is het belangrijk om:

• De kwetsbaarheden in beeld te hebben.
• Duidelijkheid te hebben over de (geo-)informatie die je wilt gebruiken voor het uitvoeren of verrijken van analyses.
• Te weten wie of wat geraakt wordt door de (gevolgen van) weersextremen. Via een interne dialoog kan je een eerste voorselectie maken en bepalen welke belanghebbenden, plekken en netwerken relevant zijn.
• Te verkennen wat het handelingsperspectief van je bestuur is.
• Te weten welke andere (ruimtelijke) ontwikkelingen in het gebied gaan plaatsvinden.
• Een passende locatie te kiezen.
• Te weten hoeveel tijd je hebt.

De kwetsbaarheden heb je in beeld gebracht met stresstesten, of je hebt al te maken gehad met een calamiteit door extreem weer. Deze informatie kan eventueel worden verrijkt met geo-informatie over bijvoorbeeld bodemtype, maaiveldhoogte en aandeel verharding. Ook beelden (foto’s/film) van locaties kunnen dienen als ondersteunend materiaal.

“Gebruik naast kaarten ook foto's en video's om de technische informatie uit te leggen” – citaat uit werkregio Fluvius

Voor de risicodialoog vul je deze informatie aan met relevante informatie over kansen die zich in het gebied voordoen. Bijvoorbeeld in de vorm van onderhoudsprogramma’s, wijkvernieuwingen of andere ruimtelijke- of beleidsontwikkelingen (gasloos maken van een wijk, aanleg nieuwe natuur, opstellen van de omgevingsvisie).

De aanleiding voor een risicodialoog varieert. Vaak vormen de uitkomsten van de stresstest de basis voor de gesprekken. Maar ook een recente calamiteit door extreem weer, de energietransitie of een MER-procedure kan reden zijn voor een dialoog. Overigens kunnen stresstest en risicodialoog tegelijkertijd plaatsvinden, of in een andere volgorde. Op Goeree-Overflakkee bijvoorbeeld is men tijdens de stresstesten al gestart met de (interne) risicodialoog. De samenwerkende gemeentelijke organisatie van Amstelveen-Aalsmeer is gestart met een risicodialoog, vooruitlopend op de stresstest. De uitkomsten (visie en beleid) vormen de kaders voor de verdiepende stresstest en de uitvoeringsagenda.

Een plan van aanpak dwingt je om goed na te denken over wat je wilt bereiken, wie je bij de risicodialoog betrekt, op welk schaalniveau (wijk, gemeente of regio) je wilt werken en de manier waarop je de bestuurders erbij betrekt. Een plan van aanpak helpt je vervolgens ook bij het uitvoeren van de dialoog.

Je kunt een plan van aanpak ook beschouwen als eigen routekaart voor jouw specifieke situatie. Deze kun je bespreken met je bestuurders en collega’s om draagvlak te krijgen voor het risicodialoogproces. Het draagt ook bij aan (interne) bewustwording bij relevante spelers.

In een plan van aanpak staat in ieder geval:

• Het doel dat je wilt bereiken, zoals: bewustwording creëren, een wijkaanpak formuleren, een regionale strategie bepalen.
• Relatie met andere trajecten/opgaven in je gemeente of regio
• Hoeveel dialogen je denkt te gaan voeren.
• Wie je daarvoor nodig hebt en erbij wilt betrekken.
• Waar en wanneer de dialogen plaatsvinden.
• Welke (werk)vorm de dialogen zullen hebben, zoals: één-op-één gesprekken, workshop, brede werkconferentie.
• Verwachte benodigde capaciteit (inzet) en kosten.

Beschrijf in dit plan van aanpak ook het vervolgproces, richting de uitvoeringsagenda met concrete maatregelen en investeringen. Dit helpt je om verwachtingen intern te managen.

Voorbeeld
De vijf samenwerkende gemeenten in de Hoeksche Waard hebben samen met het Waterschap Hollandse Delta in de voorbereiding op de risicodialogen een plan van aanpak ‘Uitwerking klimaatadaptatie in de Hoeksche Waard (pdf, 5.8 MB)’ opgesteld.

Een risicodialoog voer je in de vorm van werksessies, workshops, ateliers, masterclasses of gewoon in gesprekken. Tijdens de dialoog deel je de beschikbare kennis en informatie over de kwetsbaarheden voor de klimaateffecten, evenals de kansen voor ruimtelijke oplossingen.

Zorg ervoor dat de werkvorm energie in de groep brengt en de deelnemers creatief uitdaagt. Voorbeelden van werkvormen zijn hier te vinden. Een andere mogelijkheid is het inhuren van een professional die gespecialiseerd is in procesbegeleiding en faciliteren. Hier staat een overzicht van ervaren bureaus.

Een risicodialoog voer je met degenen die geraakt worden door extreem weer, een verhoogd risico lopen op schade of in de positie zijn om er iets aan te doen. Met een stakeholdersanalyse kun je in beeld brengen wie erbij betrokken moeten zijn, wanneer, en wat hun rol is. Zie ook het formulier (pdf, 86 kB) dat genoemd wordt in het kader met tips.

"Je moet je stakeholderanalyse nooit stoppen, dan sluit je mensen en organisaties uit” – Cyriel Mentink, namens de gemeente Almelo

Bekijk en luister naar het verhaal van Almelo in onderstaande video.

Veruit de meeste overheden kiezen ervoor om eerst een interne risicodialoog te voeren (binnen de eigen organisatie of overheidsorganisaties) voor bewustwording en draagvlak. Je krijgt hiermee al inzicht in bijvoorbeeld meekoppelkansen en welke belanghebbenden erbij betrokken moeten worden. Zo’n interne dialoog is ook het moment om je bestuurlijk kader helder te krijgen. Daarna volgt de stap naar buiten (externe dialoog), waarbij een bredere groep belanghebbenden wordt betrokken bij het proces.

Sommige gemeenten kiezen ervoor om de interne en externe dialogen tegelijkertijd te voeren (zie hieronder het voorbeeld van de samenwerkende gemeenten Soest en Baarn). Kies de volgorde waar jij je prettig bij voelt en waarvan je het meeste resultaat verwacht te krijgen!

Bij een interne dialoog of bij een externe dialoog met een kleine groep is een stakeholderanalyse niet nodig. Vooraf goed nadenken over de te betrekken partijen is wel essentieel, bijvoorbeeld door een plan van aanpak op stellen. Voor de interne dialoog ga je op zoek naar de meest relevante beleidspartners binnen je eigen organisatie. Voor een beperkte externe dialoog stel je jezelf de vraag welke partijen het meest van belang zijn voor het betreffende gebied en bij de geïdentificeerde kwetsbaarheden (wie worden het meest geraakt of kunnen belangrijke maatregelen nemen ter voorkoming van schade?).

“Plantoetsers bij de waterschappen hebben ervaring met ruimtelijke planvorming en kennen de gemeenten in hun beheersgebied” – medewerker van Waterschap Zuiderzeeland

Natuurlijk kun je niet met iedereen tegelijkertijd in gesprek. De schaal waarop je de dialoog gaat voeren, bepaalt voor een belangrijk deel wie je op welk moment erbij betrekt. Wees dan ook pragmatisch! Zeker wanneer je weinig tijd hebt of je de risicodialoog niet te groots kan of wilt aanpakken. Identificeer, eventueel samen met een of enkele collega’s, welke belanghebbenden direct betrokken of van invloed zijn en dus minimaal in de dialoog betrokken moeten worden. En welke partijen in de bredere schil zitten die af en toe – of in later stadium – nuttig of noodzakelijk zijn.

Hoe meer partijen meedoen, hoe groter het draagvlak kan worden. Ruim de helft van het Nederlands grondgebied is in privaat bezit, dus ook private partijen zullen adaptatiemaatregelen moeten nemen. Iedere belanghebbende kan vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid bijdragen aan het realiseren van de gezamenlijke ambities.

Beantwoord onderstaande vragen om te bepalen welke belanghebbenden je moet uitnodigen.

Welke aanleiding of opgave staat centraal?

• Klimaatrisico’s (hitte, droogte, wateroverlast, overstromingsrisico’s)
• Thematisch (bijvoorbeeld vitale en kwetsbare functies)
• Een specifieke aanleiding (bijvoorbeeld wateroverlast door een extreme bui, een woningbouwprogramma of het gasloos maken van een wijk)

Welke belangen spelen een rol?

• Intern (binnen de eigen organisatie)
• Extern

Om welk schaalniveau gaat het?

• Regio
• Stad
• Wijk

Het gaat vooral om lokale opgaven (wijk en stad) door wateroverlast en hittestress, en regionale opgaven door langdurige droogte en overstromingsrisico’s.

Belanghebbenden en bestuurders moeten urgentie voelen en handelingsperspectief hebben. Pas dan zal deelname aan het dialoogproces voor hen interessant worden. Het betrekken van de verschillende partijen bij de risicodialoog is maatwerk. Veelal is eerst een evenement of een-op-een contact nodig om het doel van de dialoog en de rol van de partijen uit te leggen.

Wanneer belanghebbenden onvoldoende besef hebben van de klimaatrisico’s of hun rol bij klimaatadaptatie, is het nodig om aandacht te besteden aan bewustwording. Je kunt ze uitnodigen voor een (klimaat)evenement, inspiratielezing of projectentour om de urgentie onder de aandacht te brengen. Ook kan je denken aan een klimaatspel, zoals een klimaat serious game (bijvoorbeeld STAIN of Riskville (pdf, 1.6 MB)) of een klimaat escaperoom (Brabant en Zwolle).

Ook interne belanghebbenden, jouw collega’s, zijn zich lang niet altijd bewust van de urgentie van klimaatadaptatie of de kansen die dit thema voor hun beleidsveld biedt. Enkel het versturen van een uitnodiging voor een werksessie of evenement is geen effectieve manier om deze collega’s in actie te krijgen. In een één-op-één het gesprek kun je het doel van de dialoog uitleggen en hun rol daarin toelichten. Gebruik bijvoorbeeld een praatplaat of foto’s van extreme weerssituaties die hebben plaatsgevonden. Ook de bollenschema’s van de Nationale klimaatadaptatiestrategie (NAS) kunnen behulpzaam zijn. Bespreek ook al vroegtijdig welk handelingsperspectief je collega’s hebben bij het verminderen van schade. Benoem ook de kansen en de samenwerkingsmogelijkheden.

De externe belanghebbenden vormen een diverse groep. Partijen zoals een GGD, beheerders van vitale en kwetsbare functies en andere overheden zullen zich wel in enige mate bewust zijn van de urgentie van klimaatadaptatie. Maar ook bij hen is het de vraag of zij een rol voor zichzelf weggelegd zien. Ook hier kunnen de NAS-bollenschema’s of een praatplaat behulpzaam zijn bij het duiden van hun betrokkenheid.

Het betrekken van inwoners en ondernemers bij de risicodialoog is het moeilijkst. Voor hen moet zeer concreet worden gemaakt op welke wijze zij zelf geraakt kunnen worden door de klimaatrisico’s, waarom zij een rol hebben in het voorkomen ervan en welke rol dat kan zijn. Video’s, foto’s of verhalen van een ervaringsdeskundige kunnen hierbij helpen. Ook ludieke acties kunnen urgentie-verhogend werken. Zo is in de wijk Geitenkamp in Arnhem gebruik gemaakt van acteurs en een tankwagen vol water om de gevolgen van een hoosbui na te bootsen. In deze sociale achterstandswijk heeft dit bijgedragen aan het vergroenen van versteende voortuinen.

Betrek je bestuurder(s) in een vroeg stadium bij het proces van de risicodialoog! Zeker wanneer zij zich nog niet bewust zijn van de urgentie van klimaatadaptatie. Duidelijkheid over het bestuurlijk kader (Tot hoe ver kun je gaan? Wil de bestuurder budget vrijmaken?) dat je vooraf meekrijgt, helpt je de verwachtingen te managen tijdens de dialoog. De basis van het bestuurlijk kader kan bijvoorbeeld liggen in het coalitieakkoord of de omgevingsvisie. Prioriteiten in coalitieakkoorden zullen van invloed zijn op de ambities die voortvloeien uit de risicodialoog.

Betrokkenheid van de bestuurders is ook noodzakelijk voor de benodigde financiering van korte- en langetermijnmaatregelen. Betrek bestuurders dan ook bij het formuleren van de ambities. Geen-spijt-maatregelen, zeker als die zichtbaar zijn, kunnen de betrokkenheid van bestuurders versterken.

Bestuurders vieren graag zichtbare successen. Rond de dialoog (of genomen maatregelen) daarom af met een feestelijk (teken)moment met betrokken bestuurder(s)!

De setting van de risicodialoog (locatie, begeleiding, onderling vertrouwen) is medebepalend voor de betrokkenheid van de verschillende belanghebbenden. En daarmee van invloed op de vraag in hoeverre zij zich uiteindelijk eigenaar voelen (gedeeld eigenaarschap) van de problematiek en aanpak!

Bij het voeren van een risicodialoog gaat het, meer dan om technisch inhoudelijke expertise, om vaardigheden ten aanzien van communicatie, faciliteren, procesmanagement en informatiemanagement. Zorg daarom voor professionele (onafhankelijke) begeleiding van de bijeenkomsten en werksessies van de risicodialoog, zowel intern als extern.

Kies een locatie die past bij het onderwerp en die inspirerend werkt voor de deelnemers. En neem ook voldoende tijd om elkaar te leren kennen en elkaars ‘taal’, beweegredenen en belangen te begrijpen. Bijvoorbeeld bij kleine groepen met een ‘halen- en brengen-canvas’. Hierin geven belanghebbenden aan wat zij komen brengen en halen tijdens de dialoog. Dat is een goed startpunt voor een gesprek over beweegredenen en belangen. Daarmee creëer je een veilige omgeving waarin de deelnemers vrijuit kunnen spreken.

Ook de werkvorm van de risicodialoog is van belang.

Tip
Zorg voor een regisseur van het risicodialoogproces. Iemand die ervoor zorgt dat vooruitgang geboekt wordt. Dat hoeft niet iemand van de (initiërende) gemeente te zijn.

Het Deltaprogramma Ruimtelijke adaptatie heeft specifiek aandacht voor vitale en kwetsbare functies (VenK). De stresstest brengt in beeld welke vitale en kwetsbare functies mogelijk schade ondervinden door klimaatverandering. Denk aan het uitvallen van basisvoorzieningen zoals telecom/ICT of elektriciteit als gevolg van hitte, droogte, neerslag en overstroming. De veiligheidsregio’s besteden in hun impactanalyses ook aandacht aan de kwetsbaarheid van vitale en kwetsbare functies uit het oogpunt van crisisbeheersing (3^e laag meerlaagsveiligheid). De uitkomsten van deze impactanalyses zijn te raadplegen op risicokaart.nl. Meer specifiek zijn de uitkomsten impactanalyses en handreikingen ‘water en evacuatie’ en ‘ernstige wateroverlast’ hier verzameld.

Een deel van de vitale en kwetsbare functies bestaat uit regionale en/of landelijke netwerken. Het is daarom van belang de risicodialogen over deze functies op het juiste schaalniveau te voeren; het provinciale schaalniveau lijkt de meest praktische insteek. Breng ook de lokale kennis in! Denk aan specifieke objecten of situaties en de mogelijke keteneffecten. En ga ook na welke functies op lokaal niveau als vitaal of kwetsbaar worden aangemerkt die niet op de nationale lijst van vitale en kwetsbare functies staan. Je kunt denken aan musea, vanuit economisch opzicht belangrijke bedrijven, verpleeghuizen en instellingen.

Soms kunnen de betrokken partijen (zoals netbeheerders, ziekenhuizen of drinkwaterbedrijven) vertrouwelijke (geo)informatie over de locatie van hun assets (infrastructuur) niet zomaar vrijgeven en met iedereen bespreken. In dat geval kan je aparte één-op-één-gesprekken organiseren op het juiste schaalniveau. Doe dit in samenspraak met de provincie en/of de veiligheidsregio. Deze organisaties hebben vaak de juiste ingangen en beschikken over een totaalbeeld van de vitale en kwetsbare functies.

Voorbeelden
Als onderdeel van Waterbestendig Westpoort Amsterdam (pdf, 35 MB) is een aparte studie gedaan naar de Vitale en Kwetsbare functies inclusief analyses van de betrokken beheerders.

Niet altijd zijn alle deelnemers zich al bewust van hun rol in het proces. In dat geval draait een risicodialoog vooral om bewustwording. Breng de problematiek onder de aandacht en maak daarbij gebruik van visuele middelen en de feiten. De deelnemers zullen dan inzien dat zij, in aanvulling op de inspanningen van de overheid, ook zelf een bijdrage kunnen leveren aan het voorkomen van schade en overlast door klimaateffecten.